Comment définir, créer et référencer les codes-barres produit ?

Les codes-barres se retrouvent quasiment sur tous les produits qui sont vendus en boutique. Que ce soit pour des produits vendus physiquement ou pour des produits vendus en ligne, les codes servent de référence pour être reconnus dans tous les systèmes. Grâces à eux, vous pouvez obtenir toutes les informations concernant le produit que vous voulez acheter, c’est-à-dire de son prix jusqu’à sa date de fabrication. Les codes-barres facilitent donc grandement les échanges commerciaux, surtout le passage en caisse. Plus besoin pour le vendeur d’entrer la référence du produit. Afin de rendre encore plus fluides les échanges commerciaux, il existe différents types de codes-barres. Destinés à différents usages, ils rendent plus facile la vie des commerçants. Nous pouvons citer entre autres le SKU et l’EAN 13. Étant donné leur importance, il faut que chaque commerçant puisse savoir les créer et les référencer.

Quels sont les différents types de codes-barres ?

Codes-barres - Il existe plusieurs codes qui permettent de marquer les produits
Codes-barres – Il existe plusieurs codes qui permettent de marquer les produits

Quand on voit ces bandes noires sur les produits, on a l’impression que ce sont les mêmes. Pourtant, il y a une grande différence entre les codes-barres. Qu’ils soient d’usage interne ou d’usage externe, les codes-barres sont différentes les unes des autres. En effet, il existe différents types de codes-barres. Nous pouvons citer par exemple : les SKU ou encore le système UPC.

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Qu’est-ce que les SKU ?

Les SKU ou UGS signifient Stock Keeping Unit ou Unité de Gestion des Stocks. Comme leur nom peut le laisser deviner, les SKU sont des références internes à l’entreprise, ils servent dans la gestion de stock. Ils permettent d’identifier toutes les caractéristiques du produit, que ce soit la couleur du produit, la taille ou autres références sur le produit. Ce sont des références qui sont uniques à chaque entreprise et permettent de suivre beaucoup plus facilement votre stock de produits. Les SKU sont donc des références strictement internes à votre entreprise. Les SKU ne peuvent donc pas être reconnus par d’autres systèmes outre que celui de l’entreprise contrairement aux codes-barres de type EAN, car le système de référencement est également propre à l’entreprise.

L’utilisation des SKU permet de rendre plus facile la gestion des stocks. De plus, ils peuvent être utiles quand vous voulez effectuer le contrôle de gestion afin de déterminer le prix de revient de chaque article et par la même occasion dégager les charges. Pour rendre efficaces les SKU et internaliser leur utilisation, vous devez dégager et lister toutes les caractéristiques et les informations nécessaires permettant de classifier la marchandise pertinemment. Il s’agit de : du modèle du produit, de la taille du produit, de la couleur du produit, de la matière du produit, de sa saison de production, de son fournisseur, de la marque, du lieu de stockage et enfin de la date d’achat.

Comment configurer les SKU ?

Pour créer les SKU, vous pouvez procéder de deux façons. Premièrement, vous pouvez le faire manuellement grâce à un tableur. Vous pouvez le faire deuxièmement grâce à un générateur automatique de codes-barres.  Cette option est d’ailleurs la meilleure quand vous devez gérer des milliers de références. Outre ces deux méthodes, il existe des logiciels de caisse permettant de créer des codes produits internes à votre entreprise. Étant donné que les SKU sont internes à votre entreprise, vous êtes libre d’utiliser la codification que vous voulez. Toutefois, il y a certaines choses que vous pouvez faire et d’autres que vous ne pouvez pas faire.

La première chose à faire quand vous voulez configurer les SKU est de choisir des codes courts, compris entre 8 et 12 caractères. Aussi, quand, vous faites le choix d’un format, il est important de respecter ce dernier pour tous les SKU que vous aurez à configurer. Par ailleurs, il est important que le code soit compréhensible ou soit identifiable. Même s’il mêle chiffre et lettre, il doit pouvoir avoir une signification pour vos collaborateurs. Afin de faciliter sa lecture et son identification, il faut commencer par une ou plusieurs lettres et utiliser une combinaison de chiffres ou de lettres.

Il ne faut donc jamais commencer un SKU par un zéro ou par des symboles que l’on peut mal interpréter ou mal lire (un homme ou les logiciels de lecture). Vous ne devez pas non plus utiliser le même SKU pour plusieurs produits ou le même SKU que le fabricant. Généralement, les SKU utilisés par les fabricants sont trop longs et ils vous mettent en difficultés quand vous changez de fournisseur.

Avec les SKU, les clients peuvent trouver des informations sur vos produits si vous l’utilisez sur vos factures ou sur vos catalogues. Il ne faut donc vraiment les utiliser qu’en interne.

Qu’est-ce que l’UPC ?

Si les SKU sont strictement destinés à l’usage interne, il existe d’autres types de codes-barres destinés à l’usage externe. Il s’agit du système UPC pour Universal Product ou Code Produit Unique en français. C’est ce système qui est le plus utilisé et il consiste en un code-barres à 12 chiffres qui permet de vendre des produits aussi bien en ligne que dans des boutiques physiques. Contrairement aux SKU, les codes-barres du système UPC peuvent suivre les produits sur toute la chaîne logistique. Les codes-barres externes sont administrés par GS1. C’est pour cela pour pouvoir en créer un, il faut enregistrer votre entreprise auprès de GS1 via un abonnement.

Il existe une variante des codes-barres du système UPC à 13 chiffres. Il s’agit du code EAN (European Article Number) ou IAN (International Article Number).  Pour ces codes, la signification des 13 chiffres varie d’un type de produit à un autre. En effet :

  • Les deux ou les trois premiers chiffres du code vous permettent d’identifier la catégorie de produits ou leur pays d’origine ;
  • Les quatre ou les cinq chiffres suivants représentent le numéro de membre de l’entreprise ;
  • Les quatre ou les cinq chiffres suivants représentent le numéro du produit ;
  • Enfin, le dernier chiffre est la clé de contrôle.

Ce sont ces types de codes-barres qui sont utilisés sur les produits de grande consommation à travers le monde.

Le code-barres pour livre

Outre les différents types de codes-barres cités plus haut, il en existe un type particulier qui n’est utilisé que sur les livres. Il s’agit du code-barres ISBN (International Standard Book Number) ou code-barres livre. On ne retrouve ces codes-barres que sur des bouquins. Ajouté à ceux-là, on peut également lister le code-barres EAN à 8 caractères. On ne peut l’utiliser que sur des objets de petite taille.

Il faut également noter qu’il existe une différence entre les codes-barres ayant une seule dimension (1D) et les codes-barres ayant deux dimensions (2D). En effet :

  • Les codes UPC, et donc EAN et IAN, n’ont des codes-barres  qu’en une seule dimension. En effet, ils sont composés par une série de lignes verticales parallèles, de diverses épaisseurs qui sont entrecoupées d’espaces. Pour pouvoir les lire, il est nécessaire de disposer d’un lecteur de code-barres, tel qu’un logiciel de caisse disposant d’un scanner ;
  • Quant aux codes-barres à deux dimensions, ils sont de la catégorie des séries de données désignés par des symboles et des formes. Ils peuvent avoir 10 fois plus de données que les codes-barres  ayant une seule dimension. De fait, ils sont beaucoup plus petits et plus faciles à numériser que les codes-barres unidimensionnels. L’exemple le plus connu de code-barres à deux dimensions est le QR code. On peut même les reconnaître grâce à un téléphone portable.

Comment générer des codes-barres à partir des codes UPC ?

Codes-barres - Il est facile de générer des codes produits à partir des codes UPC
Codes-barres – Il est facile de générer des codes produits à partir des codes UPC

C’est très facile de créer des codes-barres à partir des codes UPC. Si vous ne l’avez jamais fait, voici quelques conseils qui vous permettront de le réussir facilement.

La première étape consiste à identifier les numéros qui composent les codes-barres grâce aux codes UPC, nommés clés d’identification GS1 que l’on obtient quand on s’abonne à l’organisme GS1. À la seconde étape, vous devrez attribuer des numéros d’identification à chaque produit que vous commercialisez (cela peut être également des services ou même des emplacements). Sélectionnez ensuite le mode d’impression des codes-barres. Vous avez plusieurs options. Vous pouvez choisir entre le mode traditionnel, le mode numérique ou encore une combinaison des deux modes. Il faut également choisir en fonction des informations que contiennent les codes-barres : sont-elles identiques ou sont-elles variables ?

À la troisième étape, vous devez déterminer là où les codes-barres doivent être numérisés. Vous pouvez choisir entre la numérisation sur le point de vente, la numérisation multidirectionnelle ou encore la numérisation dans l’entrepôt. Outre cela, sélectionnez un code-barres. Vous avez le choix parmi les symboles EAN / UPC, le symbole 2D et autres. Quatrièmement, vous devez choisir la dimension du code-barres. Cela dépend de plusieurs facteurs. Tout d’abord, il y a le symbole utilisé. Ensuite, il y a l’emplacement où il doit être imprimé et enfin la façon dont il sera imprimé. Aussi, il ne faut pas oublier le texte qui doit être sous le code-barre. Appelé Human Readable Interpretation (HRI), il prend une grande importance au cas où le code-barres sera détruit.

Généralement, on utilise une combinaison de couleurs constituée de barres noire sur fond blanc. Toutefois, vous pouvez opter pour une autre combinaison de couleurs. Pour finir, choisir l’emplacement où vous voulez faire figurer votre code-barres.

Comment générer des codes-barres des codes SKU ?

On croit à tort que seuls les codes UPC permettent de générer des codes-barres et par la même occasion de numériser les articles que vous vendez. En réalité, n’importe quelle référence de produit alphanumérique peut être transformée en code-barres notamment les codes SKU.

Pour le faire, c’est très simple. Il suffit de changer la police en la transformant en police de code-barres. Si cette option semble difficile pour vous, vous pouvez utiliser des sites internet qui vous proposent des générateurs de codes-barres. Ces logiciels créeront très facilement des codes-barres pour vous. Il faudra juste saisir vos données. Avec les générateurs de codes-barres, vous pouvez faire beaucoup de choses. Par exemple, vous pouvez facilement convertir une série de texte, une série de chiffres ou même une combinaison des deux en une image graphique ou en un code-barres lisible avec un scanner. Enfin, imprimez le tout sur des étiquettes que vous collerez sur vos produits ou sur les rayons produits afin de les identifier plus rapidement.

Comment imprimer les codes-barres créés ?

Codes-barres - Intégrer les codes dans l’illustration des emballages pour l'imprimer
Codes-barres – Intégrer les codes dans l’illustration des emballages pour l’imprimer

L’impression des codes-barres sur les produits est très simple. Si vous faites vous-même vos emballages, l’impression des codes-barres sera encore plus facile pour vous. Il faut juste que vous intégriez les codes-barres dans l’illustration des emballages pour effectuer une meilleure impression. Comme nous l’avons dit tantôt, vous avez le choix entre l’impression traditionnelle ou l’impression numérique.

Il est également possible de faire l’étiquetage à la main des produits. Utilisez pour cela des étiquettes standard qui sont disponibles dans les magasins de fournitures de bureau. Vous pouvez également utiliser une imprimante d’étiquettes spécialisée pour le faire.

Quand vous aurez fini de faire étiqueter vos produits, il faut bien penser à lire les codes-barres. Pour cela, vous aurez besoin d’un lecteur de codes-barres. Il y en a plusieurs types et vous devrez choisir celui qui vous sera le plus adapté.

Quel lecteur choisir pour les codes-barres ?

Il existe plusieurs types de lecteurs de codes-barres ou encore de scanners de codes-barres. Nous en dénombrons 4 principaux. Il y a : les lecteurs à stylet, les lecteurs laser, les lecteurs à couplage de charge et enfin les lecteurs à scanners à caméras 2D.

Les lecteurs à stylet sont sous forme de crayon. Ils sont simples à utiliser, il faut juste les glisser sur le code-barres. Pour en acquérir, il faut débourser peu d’argent, toutefois pour qu’ils fonctionnent correctement, il faut leur faire toucher le code-barres.

Les lecteurs laser sont dotés d’une diode laser qui génère un rayon lumineux. Avec ce type de lecteur de code-barres, vous pouvez aussi bien faire une lecture rapprochée qu’une lecture à distance. 

Quant aux lecteurs à couplage de charge encore appelés douchettes, ils réagissent comme un appareil photo. Ils prennent en photo le code-barres et l’envoient à l’ordinateur qui devra le décoder. Le seul hic c’est qu’il a du mal à faire une lecture à distance.

Enfin, les lecteurs codes-barres 2D sont les plus performants. C’est le même système qui a été intégré aux smartphones et leur permet ainsi la lecture des codes-barres.

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