Facture fournisseur : récupérez vos factures en dropshipping

Je me souviens encore de mon tout premier contrôle fiscal : j’étais persuadé que la comptabilité en dropshipping se limitait à collecter vaguement les factures clients et les reçus PayPal. Résultat ? J’ai dû fouiller des centaines de mails, imprimer des captures d’écran d’AliExpress et supplier certains fournisseurs pour obtenir des factures rétroactives.

Je n’avais absolument aucune idée de ce qu’implique la gestion rigoureuse d’une facture dropshipping. Toi aussi, tu redoutes ce moment où un contrôleur pourrait te réclamer la preuve de chaque dépense sur ton compte ? Sache que c’est totalement normal. Quand on se lance, on est focalisé sur nos ventes, la recherche de produits gagnants, ou encore la mise en place d’une boutique Shopify.

Mais la paperasse ? On la remet souvent à “plus tard”. Dès lors que tu gères un business en ligne, que ce soit en auto-entrepreneur ou sous forme de société, tu as des obligations légales. Et c’est là que tout se complique : “comment facturer la TVA en dropshipping ?”, “comment générer la bonne facture pour mes clients B2C ou B2B ?”, “comment récupérer la fameuse facture aliexpress dropshipping ?”.

À travers mon expérience, j’ai compris que ne pas respecter ces règles peut te coûter cher : amendes salées, retard de paiement, voire blocages de comptes. Et crois-moi, c’est le genre de stress dont on se passerait bien. Dans cet article, je vais donc te montrer pas à pas comment j’ai structuré ma facturation, comment j’ai appris à facturer mes clients de manière propre et surtout, comment je gère désormais la facture fournisseur en toute simplicité. Es-tu prêt à découvrir des astuces pour alléger ta comptabilité et sortir la tête haute de n’importe quel contrôle ?

Les obligations comptables en dropshipping : ne prends pas ça à la légère

Quand j’ai démarré dans l’e-commerce, je pensais naïvement que les contrôles fiscaux concernaient uniquement les grandes entreprises. Grosse erreur ! J’ai eu un contrôle dès ma deuxième année, alors que j’étais encore en régime auto-entrepreneur. Les inspecteurs m’ont demandé la preuve de toutes mes dépenses : publicité Facebook, achat de matériel, hébergement du site, et bien sûr la facture fournisseur dropshipping.

Pourquoi est-ce important ? Parce qu’en dropshipping, l’argent qui sort de ton compte ne doit pas passer pour un simple transfert à l’aveugle. L’État veut s’assurer que tu n’es pas en train de détourner de l’argent ou de gonfler tes charges. C’est pour ça qu’avoir une facture dropshipping à chaque achat est absolument nécessaire.

Si tu travailles avec AliExpress, il faut donc absolument récupérer une facture aliexpress dropshipping pour chacune de tes transactions. Je me souviens avoir galéré la première fois à obtenir ces documents : je devais contacter chaque vendeur AliExpress, expliquer que je faisais du dropshipping, et leur demander de me fournir des factures. Certains ne comprenaient même pas le mot “facture”… D’autres insistaient pour me l’envoyer dans le colis, ce que je voulais éviter (pas question que le client reçoive une facture chinoise indiquant un prix ridicule…). Alors, comment faire pour être en règle ?

Premier conseil : note bien, dès le départ, chaque dépense dans un tableau (Excel, Google Sheets, ou ton outil préféré). Pour chaque dépense, décris l’objet, la date, le montant HT, la TVA (si applicable), le fournisseur et le mode de paiement. Ne remets jamais ça à plus tard, sinon tu vas rapidement te retrouver avec un fouillis ingérable.

Comment automatiser l’envoi de la facture client en dropshipping

Avant de parler de récupération de la facture fournisseur, parlons d’abord du client. Il a, lui aussi, droit à une facture, et dans certains cas, il peut te la réclamer pour récupérer la TVA (s’il est professionnel) ou pour exercer son droit de rétractation. Je me rappelle encore le jour où un client B2B m’a réclamé une facture pour boutique dropshipping professionnelle. Je lui ai envoyé un simple ticket de paiement PayPal… Grave erreur ! Il m’a fait savoir que ça ne valait absolument rien aux yeux de sa comptabilité. Heureusement, Shopify propose plein d’applications pour générer automatiquement des factures clients :

• Order Printer Pro (pour un design customisé)
• Order Printer Email (envoi automatique par email)
• Facturama (génération de factures légales)

Au-delà de Shopify, peu importe la plateforme, tu peux toujours trouver ou développer un plugin similaire. L’essentiel est de professionnaliser la facture pour qu’elle comporte :

1. Les coordonnées de ton entreprise (ou ton nom et ton SIRET si tu es auto-entrepreneur).
2. L’adresse de facturation en dropshipping : celle de ton client ou de son entreprise.
3. Le numéro de facture.
4. La date de la transaction et le détail du produit.
5. Le prix, et la mention de TVA si tu es assujetti.

Je te garantis que ce petit effort fait toute la différence dans l’esprit de tes clients. C’est la preuve que tu es un vrai pro. Et en cas de contrôle, tu auras déjà toutes ces factures dûment archivées.

La quête de la fameuse facture fournisseur (facture aliexpress dropshipping)

Maintenant, le gros morceau : comment obtenir la facture dropshipping depuis la Chine ou ailleurs ? J’ai connu cette galère : passer des heures à capturer des écrans sur AliExpress, additionner manuellement les montants, essayer de créer une facture PDF moi-même… Tout ça pour envoyer un mail au fournisseur en espérant qu’il accepte de signer. La plupart du temps, ils me répondaient : “Nous ne faisons pas de factures”. Super. Bonne nouvelle : aujourd’hui, il existe des outils d’extension Chrome qui permettent d’obtenir tes factures AliExpress automatiquement ou semi-automatiquement. Certains ont une formule gratuite, d’autres payante, mais ils font gagner un temps fou. Les plus performants te sortent même un total mensuel ou trimestriel, ce qui facilite la justification devant l’administration. Si tu ne veux pas investir tout de suite dans une extension, tu peux procéder manuellement comme suit :

1. Fais une capture d’écran de toutes tes commandes AliExpress sur un mois.
2. Compile les montants dans un tableur et crée un document avec toutes les informations légales (coordonnées fournisseur, date, montant, description du produit, etc.).
3. Envoie cette facture “clé en main” à ton fournisseur et demande-lui de la signer pour confirmer la légitimité.
4. Archive le tout dans un dossier (cloud ou disque dur) avec la mention de la période concernée.

C’est un peu rébarbatif, mais ça marche. Lors de mon premier contrôle, j’ai présenté ces factures “faites maison”, signées par chaque fournisseur, et ça s’est parfaitement passé. Le contrôleur a apprécié mon sérieux !

Comment j’ai appris à ne plus redouter le contrôle fiscal

À mes débuts, l’idée d’un contrôle fiscal me causait des insomnies. Je redoutais qu’un contrôleur se pointe pour me demander des détails sur la date livraison facture dropshipping, la facture auto-entrepreneur dropshipping et toutes ces subtilités. Puis j’ai réalisé que c’est le job du contrôleur de vérifier que tout est en ordre, et que si tu es toi-même carré, il n’y a aucune raison de trembler. Un bon point pour être en règle :

• Séparer ton compte pro de ton compte perso. (Très important pour prouver l’origine et l’utilisation de l’argent).
• Utiliser un outil de comptabilité en ligne (par exemple Freebe, MyAE ou QuickBooks) pour suivre régulièrement ta trésorerie.
• Garder un dossier virtuel (Google Drive ou Dropbox) où tu ranges chaque facture fournisseur, chaque facture client et chaque transaction.
• Tenir un registre des informations clés (SIRET, TVA intracommunautaire, etc.) pour ne pas avoir à les rechercher partout à la dernière minute.

Si tu suis ces conseils, le contrôle se passera dans la sérénité. Je me suis fait contrôler une fois en 2012. Maintenant, si je reçois un avis de contrôle, je sais que j’ai toutes mes pièces prêtes. Franchement, ça n’a rien à voir avec la panique que j’ai vécue à l’époque.

Facture fournisseur : ce que ça représente concrètement

Au-delà de la simple obligation légale, la facture fournisseur est un document-clé qui te permet de :

• Vérifier que tu paies le juste prix à tes fournisseurs.
• Contrôler la qualité et la quantité des produits que tu commandes (en cas de litige, c’est un support utile).
• Suivre la rentabilité de ton business (après tout, la différence entre ce que tu factures à tes clients et ce que tu paies à tes fournisseurs constitue ta marge).

Quand j’ai commencé, j’ai parfois payé plus cher que prévu parce que le prix affiché sur AliExpress ne prenait pas en compte certains frais d’expédition. Sans facture en bonne et due forme, je ne comprenais pas où passait mon argent. Aujourd’hui, je compare systématiquement le montant de la facture par rapport à la commande initiale. Ça m’évite bien des surprises. Sur le plan commercial, cette facture est aussi la preuve contractuelle que ton fournisseur s’engage à te livrer tant de pièces à tel prix. Ça sert aussi pour les assurances ou en cas de litige devant la justice (oui, ça peut arriver).

Facturer le client : comprendre la différence entre facture fournisseur et facture client

C’est une question que j’entends souvent : “Quelle est la différence entre ma facture pour le client et celle du fournisseur ?”

• La facture fournisseur : c’est celle que tu reçois de la part de ton grossiste ou de ton dropshipper (AliExpress, Alibaba, un grossiste en France, peu importe). Elle prouve que tu as acheté un produit ou un service.
• La facture client : c’est celle que tu émets envers ton acheteur final. Elle prouve que tu as vendu un produit ou un service.

Dans la pratique, tu as besoin des deux pour boucler ta comptabilité : la première justifie la sortie d’argent, la seconde la rentrée d’argent. Pour illustrer, je me rappelle avoir confondu ces deux documents à mes débuts, et je n’archivais que les factures clients en pensant que ça suffirait. Grosse erreur : lors du bilan annuel, mon comptable m’a demandé toutes mes factures fournisseurs pour justifier mes coûts. J’ai passé des nuits blanches à essayer de les retrouver…

Pourquoi la date de facturation est importante

Encore un point sur lequel j’ai déjà commis des erreurs. Dans l’e-commerce, on a souvent tendance à croire que la facture doit être émise au paiement. Or, juridiquement, c’est plus complexe. La loi considère souvent que la facture doit être établie au moment de l’expédition ou au moment où le service est rendu. Si tu te demandes : “Mais comment se passe la facturation en dropshipping quand je vends à l’étranger ?”, la règle est similaire : tu dois établir la facture à la date où la marchandise quitte ton entrepôt ou celui de ton fournisseur.

Faut-il envoyer la facture dans le colis ? Les fameux “no invoice please”

Tu as sans doute vu passer ce message : “ceci est du dropshipping pas de facture s’il vous plaît” envoyé par certains vendeurs. Pourquoi ? Parce qu’on veut éviter que le client final découvre le vrai prix du produit ! On craint tous que le client reçoive la facture aliexpress dropshipping et comprenne la marge que l’on se fait. Sache que tu n’es pas obligé de joindre la facture au colis (surtout si tu vends à des particuliers). Tu peux simplement envoyer un récapitulatif à part, ou proposer un lien de téléchargement. C’est ce que je fais : j’ajoute un bouton dans l’email de confirmation où le client peut cliquer pour télécharger sa facture. Si le colis vient tout droit de Chine, je précise aussi au fournisseur : “No invoice, no price tag in the package, please”. Ça marche dans 90% des cas, mais attention, il existe toujours un risque que le fournisseur se trompe et glisse quand même une facture. Si ça t’arrive, n’en fais pas un drame : explique à ton client que c’est un “document interne” ou qu’il s’agit d’un “bordereau d’envoi”. La transparence fonctionne souvent mieux que l’ignorance totale.

Comparatif : applications et outils pour gérer tes factures en dropshipping

Je sais, on est en 2025, il y a des centaines d’outils différents, et c’est dur de s’y retrouver. Laisse-moi te partager un tableau récapitulatif de quelques solutions que j’ai testées.

Perso, j’utilise aujourd’hui QuickBooks pour la compta générale, et j’ai couplé ça à Invoices by AliInvoice pour générer mes factures dropshipping aliexpress en un seul clic. Je gagne un temps fou et j’ai la tranquillité d’esprit que tout est bien rangé.

Tutoriel pas à pas : appliquer une gestion de facturation efficace

Maintenant que tu sais pourquoi c’est important, passons à la pratique. Voici un petit guide que j’ai développé au fil de mes propres erreurs :

1. Choisis tes outils : sélectionne un outil de compta (ou un simple tableur) + une appli de génération de factures clients + une solution de récupération de factures fournisseurs (comme AliInvoice si tu travailles avec AliExpress).
2. Crée un dossier “Factures” sur ton ordinateur ou sur le Cloud (Google Drive, Dropbox…). À l’intérieur, crée deux sous-dossiers : “Factures Clients” et “Factures Fournisseurs”.
3. Pour chaque nouvelle vente, vérifie que ton client reçoit une facture par email ou via un lien de téléchargement. Si possible, inclue un numéro de facture unique (ça te servira pour ton suivi).
4. Pour chaque commande fournisseur, récupère la facture ou édite-la toi-même en utilisant une capture d’écran + un petit document PDF. Si tu utilises une extension Chrome, assure-toi de la configurer pour récupérer automatiquement les données de commande.
5. Archive soigneusement chaque fichier dans le bon sous-dossier. Renomme-les de façon structurée, par exemple “Facture-Fournisseur-Mois-Annee” ou “Facture-Client-Numero-de-Commande”.
6. Actualise ton outil de comptabilité une fois par semaine : inscris chaque entrée et sortie d’argent, attache la facture correspondante. N’hésite pas à y noter des détails (commande n°XYZ, date, produit, prix…).
7. Prévois un rappel mensuel ou trimestriel pour faire un bilan. Le but : vérifier que tout est cohérent, que tu n’as pas de trou dans tes enregistrements.

Si tu suis ces étapes, tu verras que la gestion des factures devient (presque) une formalité. Et si un jour un contrôleur frappe à ta porte, tu seras paré.

Quelques sites et ressources de référence pour t’aider

Pour aller plus loin dans la gestion de ta facturation et de ta comptabilité, je te conseille :

• Pole Auto Entrepreneur : un site officiel qui regorge d’infos pour les micro-entreprises, dont la gestion de factures.
• BPI France : la Banque Publique d’Investissement propose des fiches pratiques sur la facturation et la gestion d’entreprise.
• Le forum Shopify : si tu utilises Shopify, la communauté est super active pour échanger des astuces sur les apps de facturation ou la gestion “no invoice” dans les colis.
• Douane.gouv.fr : si tu importes des produits hors UE, tu trouveras des infos officielles sur la TVA, les droits de douane, etc.

Conclusion : passe à l’action dès maintenant

Si je peux te donner un dernier conseil, c’est de t’y mettre tout de suite : ne dis pas “je ferai ça quand j’aurai plus de temps” ou “je verrai plus tard quand je gagnerai plus d’argent”. J’ai longtemps repoussé la question de la facturation dropshipping, pensant que ce n’était pas ma priorité. Grave erreur : le jour où le fisc m’a tapé sur l’épaule, j’ai compris à quel point ça aurait été plus simple si j’avais géré mes factures dès le départ. Aujourd’hui, je dors sur mes deux oreilles : mes clients reçoivent automatiquement leurs factures, j’obtiens la facture aliexpress dropshipping en un clic, je sais que mon comptable ne me harcèlera pas pour des pièces manquantes et, surtout, je sais que je suis en conformité avec la loi. Alors n’attends pas : choisis tes outils, mets un système en place, et deviens un pro de la facturation. Tu verras, c’est beaucoup plus cool de gérer sa boîte quand on sait qu’on est en ordre avec l’Admin fiscale. En plus, ça t’évite de jouer à la chasse aux factures perdues pendant des nuits entières. Allez, go !

FAQ : tes questions les plus fréquentes (et mes réponses)

Est-ce obligatoire de fournir une facture en dropshipping à chaque client ?

Oui, selon la législation française, tout achat doit être justifié par une facture dès lors que le client (entreprise ou particulier) la réclame, ou que le montant dépasse 25€ TTC pour les prestations de service. Dans le commerce en ligne, il est vivement conseillé de l’envoyer systématiquement, ne serait-ce que pour rassurer ton client et être carré comptablement.

Puis-je faire mes factures manuellement (sur Word ou Excel) sans outil spécialisé ?

Oui, c’est possible. Quand j’ai commencé, je créais mes factures sur Excel et je les exportais en PDF. L’important est d’inclure toutes les mentions légales (coordonnées, SIRET, date de facturation, numéro de facture unique, TVA si applicable, etc.). Cependant, un outil spécialisé peut te faire gagner un temps précieux et réduire les risques d’erreurs.

Comment éviter que le fournisseur n’envoie la facture au client ?

Si tu fais du dropshipping avec AliExpress, Alibaba ou d’autres plateformes, tu peux joindre un message au fournisseur du type : “No invoice, no price tag, please. This is a dropshipping order.” La majorité des fournisseurs comprennent et respectent cela, mais il peut toujours y avoir des erreurs. Avoir ta propre facture client séparée reste la meilleure solution pour garder le contrôle.

Que faire si mon fournisseur ne veut pas me donner de facture ?

Ça m’est déjà arrivé. Souvent, c’est qu’il ne comprend pas l’intérêt ou n’est pas habitué aux formalités françaises. Propose-lui de préparer toi-même la facture (avec toutes les infos légales) et demande-lui simplement de l’approuver (par signature ou e-mail). La plupart du temps, il accepte parce que tu lui facilites la tâche. Sinon, tu peux te tourner vers un autre fournisseur plus “business friendly”.

Dois-je inclure la TVA sur mes factures si je suis auto-entrepreneur ?

En auto-entrepreneur, tant que tu ne dépasses pas les seuils de TVA, tu es en franchise en base de TVA et tu n’as pas à la facturer. Mais attention, dès que tu franchis ces seuils (ou si tu optes pour un régime réel), tu dois commencer à collecter la TVA et l’indiquer clairement sur tes factures. Ça peut aller très vite si tu as un gros volume de ventes.

Comment archiver correctement mes factures sur le long terme ?

La loi exige que tu conserves tes factures (clients et fournisseurs) pendant au moins 10 ans (certains préconisent même plus, par prudence). Le plus simple, à mon sens, est de tout stocker dans le cloud, dans un dossier bien structuré par année et par mois. Penses-y comme un investissement : le jour où le fisc veut vérifier une année antérieure, tu pourras retrouver les documents en quelques clics.

Puis-je regrouper toutes mes commandes du mois sur une seule facture fournisseur ?

Absolument. C’est même souvent pratique pour simplifier ta comptabilité. Dans ce cas, tu fais un récapitulatif mensuel de toutes tes commandes passées chez le même fournisseur et tu génères une facture globale. Certains dropshippers préfèrent facturer chaque commande séparément, d’autres font un regroupement par semaine ou par mois. À toi de voir ce qui te fait gagner le plus de temps tout en restant conforme.

Dois-je prévoir un comptable pour suivre ma facturation dropshipping ?

Si tu es auto-entrepreneur et que tes volumes de vente restent modestes, tu peux gérer ta compta et tes factures tout seul, surtout avec les nombreux outils en ligne. Mais si tes ventes commencent à monter en flèche et que tu te structures en société (SAS, SARL, etc.), un comptable sera un vrai allié pour t’éviter des erreurs et optimiser tes déclarations.

La facture est-elle obligatoire lors de livraisons à l’étranger ?

Dans l’Union européenne, oui, tu dois établir une facture notamment pour justifier la circulation des biens et la TVA. Pour les pays hors UE, il te faut souvent des documents de douane (facture commerciale) pour le dédouanement. Dans tous les cas, avoir une facture rassure tout le monde : toi, ton client, et l’administration douanière.

Quels risques si je n’ai pas de facture pour une commande ?

Lors d’un contrôle, le fisc peut estimer que tu ne justifies pas ta dépense ou ton entrée d’argent. Résultat : risque de redressement fiscal, amende, voire pénalités pour absence de facturation. Et si tu es auto-entrepreneur, sache que tu n’es pas exonéré de ces obligations. Mieux vaut tout garder en ordre pour éviter les soucis.

Voilà, j’espère que cette grande plongée dans l’univers de la facture dropshipping t’aura éclairé et donné envie d’agir. La facturation, c’est un pilier de ton business : c’est ce qui te permet d’être crédible, de ne pas te noyer dans un océan de paperasses et de faire face sereinement à un éventuel contrôle. Alors, prêt à automatiser tes factures pour dominer le game ? GO ! ✨