Comment devenir aide administrative pour particulier

Il existe tellement d’opportunités de travail de nos jours qu’il est impossible de penser au chômage. Devenez votre propre patron si vous n’avez plus à cœur de travailler pour quelqu’un. Votre décision est prise, vous souhaitez vous lancer dans l’auto entrepreneuriat. Devenir aide administrative à domicile ou une aide administrative pour particulier, c’est désormais possible. Toutefois il serait bien que vous ayez une petite précision sur ce qu’est le métier d’assistante administrative et sur les qualités requises pour l’exercer.

Aide administrative : Tout ce que vous devez savoir

Aide administrative - La compétence au service du développement des entreprises
Aide administrative – La compétence au service du développement des entreprises

L’aide administrative est susceptible de travailler pour deux types de clients.

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  • Les entreprises, les associations ou les organismes : Elle a alors pour mission de superviser et d’assister ces derniers dans la gestion administrative.
  • Les particuliers : une aide administrative aux personnes âgées afin de les aider dans la gestion de leurs tâches administratives quotidiennes. La gestion de leur budget, le paiement de factures, les déclarations d’impôts, les démarches téléphoniques et autres.

Être une aide administrative par définition, c’est la capacité d’un assistant à domicile à fournir des prestations de conseils. Son but est d’aider au mieux sa clientèle à gérer des documents relevant de la vie quotidienne. Par exemple, les questions relatives à la retraite, à la tenue de budget, etc. L’aide administrative indépendante doit être en mesure de faire du rangement et d’archiver les documents de sa clientèle à domicile quand cela est nécessaire.

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Le métier d’aide administrative aux entreprises se fait à distance, depuis chez vous. Mais, il peut arriver que vous soyez tenue de vous déplacer et de vous rendre sur les lieux où s’effectuera le travail. Ce sont en effet des cas assez rares qui arrivent et donc votre présence dans les locaux du client s’avère obligatoire. Pour ce qui concerne les particuliers, vous rendre chez eux régulièrement relève des exigences de votre métier. Vous devez vous rendre dans leur domicile aux jours que vous aurez définis. Cela vous permettra d’avoir une idée de leur situation et de ceux dont ils ont besoin.

Les missions d’une aide administrative freelance     

Aide administrative - Bien gérer le stress permet d'être efficace au travail
Aide administrative – Bien gérer le stress permet d’être efficace au travail

Que vous soyez une assistance administrative aux entreprises ou pour particuliers, vos différentes tâches seront principalement de :

  • traiter les documents administratifs de vos clients (courrier, classement, tri, archivage) ;
  • mettre à jour les bases de données et les tableaux financiers des clients ;
  • tenir et garder les comptes bancaires ;
  • déclarer l’impôt des clients ;   
  • payer les factures ;
  • prendre en charge les frais de remboursement de la sécurité sociale et de la mutuelle ;
  • faire des démarches auprès des différents organismes (caisses de retraites, assurances, centre des impôts…) ;
  • s’assurer de prendre rendez-vous avec des médecins ou autres ;
  • gérer un bien que le client aura mis en location ;
  • administrer le personnel de maison si votre client est l’employeur ;
  • élaborer et gérer le budget du client ;
  • Etc.

Voilà en quelque sorte les tâches que vous aurez à effectuer en tant qu’aide secrétaire. Par ailleurs, pour les entreprises, vous aurez à gérer leur agenda. C’est-à-dire que vous aurez à gérer leur inscription à des événements, à réserver des déplacements ou à transmettre des informations à différents interlocuteurs.

Compétences et qualités requises d’une assistante administrative

Aide administrative - Faire connaître son entreprise est un atout majeur
Aide administrative – Faire connaître son entreprise est un atout majeur

C’est une belle décision que vous avez prise en vous lançant dans une profession libérale qu’est le métier du facilitateur administratif. Pour vite gravir les échelons et vous tailler une place dans le monde de l’entrepreneuriat en assistance administrative, vous devez avoir quelques compétences. Il s’agit d’avoir :

Une bonne capacité d’organisation

En tant qu’aide administrative, vous devez avoir une bonne capacité en matière d’organisation. Vous devez avoir de la discipline tout en faisant preuve de rigueur dans vos différentes missions. Votre efficacité et votre promptitude à faire votre devoir dans le temps imparti feront de vous une aide administrative de référence.

Une bonne capacité d’adaptation

Votre plus bel atout doit résider dans votre capacité à vite vous adapter en fonction des situations et votre capacité à dominer votre stress. En effet, votre métier exige de vous une certaine souplesse et une bonne aptitude relationnelle. Vous devez également être en mesure de faire face aux divers changements que connaîtra l’entreprise de votre client.

Une bonne connaissance de votre environnement de travail

Il est important, voire primordial, en tant qu’aide administrative que vous maîtrisiez votre environnement de travail. Que vous soyez avec un particulier ou avec une entreprise, vous devez vous assurer de disposer de toutes les informations nécessaires les concernant. Cela vous évitera donc de commettre des fautes professionnelles et de vous remettre en cause auprès de vos clients. Si vous disposez des informations concernant vos clients, vous pourrez facilement prendre des décisions stratégiques.

Une bonne capacité de prospection et de synthèse

Vous devez avoir une bonne capacité de recherche et de synthèse. Avoir de la curiosité naturelle. Et si cette faculté n’est pas innée en vous, il est donc temps que vous appreniez à la développer. Vous devez être capable de fournir des renseignements ou de faire des propositions pointilleuses en vue d’améliorer l’environnement de l’entreprise.

Et pour finir, vous devez avoir une bonne écoute et une bonne capacité rédactionnelle. En effet, une bonne maîtrise de la langue française, une bonne aptitude à reformuler et à retranscrire sont nécessaires. En dehors du fait d’avoir une bonne connaissance du vocabulaire de votre secteur d’activité, et d’une bonne élocution, vous devez aussi être capable de vous servir des outils de bureau. Cela veut dire que vous devriez être capable de traiter des textes, de maîtriser l’Internet et le service de la messagerie.

Aide administrative : Développer votre clientèle en tant que secrétaire administrative à domicile

Pour réussir votre projet dans le monde de l’autoentrepreneuriat, il est important que vous ayez une démarche administrative à suivre.

Bien définir votre offre

L’aide secrétariat freelance fait partie de ces métiers digitaux qui se développent sur le Web. Si vous désirez en faire une activité durable et stable, c’est le moment de définir une bonne stratégie commerciale. Pour y arriver, vous devez vous poser les bonnes questions.

  • Quels sont les services et prestations que vous désirez proposer à votre clientèle ?
  • Pour l’entreprise ou le particulier, quelles bénéfices tireront-ils à solliciter vos services ?
  • Sur quels points travaillerez-vous ou quels aspects consoliderez-vous ?                
  • Quelles seront vos disponibilités et travaillerez-vous dans les locaux de l’entreprise ?
  • Quels seront vos tarifs (à l’heure, à la tâche, au forfait) ?

La réponse à ces questions vous permettra de définir une bonne offre commerciale.

Chercher à vous démarquer de la concurrence

Il serait bien que vous vous spécialisiez dans un domaine précis. Cela peut être le domaine du BTP, de la médecine ou celui de la justice. Tenez compte de vos capacités et de vos expériences afin d’opter pour des choix judicieux.  Avoir une bonne diction et un vocabulaire bien enrichissant pourrait constituer de bons atouts pour convaincre vos potentiels clients.

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Parce qu’il s’agit d’une activité en ligne, il serait judicieux et avantageux pour vous de maîtriser plusieurs langues. Cela vous aidera à étendre votre activité sur l’internationale. Ainsi, vous pourrez être un peu plus exigeant en ce qui concerne votre tarif en tant qu’aide administrative.

Aller à la recherche de vos futurs clients

Pour vous faire connaître des clients susceptibles de solliciter vos services, vous devez faire recours aux bonnes méthodes en matière de communication. Vous pouvez utiliser par exemple des outils digitaux pour :

  • répertorier les coordonnées de vos futurs clients (TPE/PME, professions libérales, associations, etc.) ; vous pourrez ensuite leur envoyez un mail détaillé pour leur présenter vos services ;
  • élaborer un site vitrine qui sera composé de quelques pages pour présenter votre offre ; ajoutez-y quelques recommandations de clients ;
  • utiliser l’outil de publicité de Google pour faire connaître votre activité.

Par ailleurs, user de vos connaissances (famille, amis, collaborateurs, etc) pour vous faire connaître et faire connaître votre entreprise. Vous pourrez également tisser des liens avec d’autres secrétaires indépendantes. Elles pourraient en effet vous recommander ou vous proposer des offres.

Les formalités à suivre pour exercer dans le domaine d’aide administrative en tant qu’autoentrepreneur

Il existe des formalités obligatoires que vous devez remplir avant de vous lancer dans votre activité. Puisqu’il s’agit de la création d’une entreprise, vous devez :

  • faire une déclaration en ligne de la nature et du lieu de l’activité. Assurez-vous d’accompagner la déclaration d’une copie de votre pièce d’identité. Une déclaration de non-condamnation et un justificatif de domicile s’avèrent nécessaires. Les institutions CFE, CCI et URSSAF vous aideront à avoir les déclarations ainsi que le numéro SIRET de votre entreprise et une notification sur le régime de l’imposition ;
  • souscrire à une assurance de responsabilité professionnelle ;
  • ouvrir un compte bancaire au nom de l’entreprise.

Par ailleurs, bien que le travail de secrétaire administrative soit considéré comme activité libérale, vous perdriez beaucoup si vous décidez à être une aide administrative gratuite. Cela vous porterait préjudice.

Les différentes prestations proposées par un assistant administratif

Pour les particuliers, l’aide administrative s’occupera de :

  • la formalité administrative telle que le remplissage de formulaire, le paiement de facture, la demande de remboursement  ;
  • classer des dossiers de manière à les avoir en ordres alphabétiques ou bien rangés ;
  • la gestion des dossiers administratifs ;
  • la gestion du budget (suivie de la trésorerie, gérer le budget familial, rédiger du courriel, etc.) ;

Pour les professionnels, il s’agira de :

  • établir diverses formalités avec les clients, les fournisseurs, les employés et autres ;
  • rédiger des lettres administratives ;
  • ranger et classer les dossiers en ordres ;
  • tenir en bonne et due forme la comptabilité ;
  • gérer les courriers et les photocopies ;
  • contrôler les livraisons ainsi que les commandes ;
  • finaliser les documents de communication à l’interne ou à l’externe ;
  • rafraîchir les bases de données sur les sites Internet.

La tarification des prestations fournies par une aide administrative

Les services ou prestations sont généralement facturés à l’heure ou en fonction de la tâche. Il faut compter alors 30 à 40 euros pour une facturation de service par heure. Par contre, il faudrait 150 euros, voire 200 euros pour la facturation d’une journée. 5 et 8 euros pour la saisie d’une page Word et d’un tableau Excel.  Par ailleurs, la prise en change d’une relance d’impayé coûtera 2 euros et pour finir 7 euros pour éditer un devis.

Le matériel qu’une aide administrative peut utiliser 

Il existe des outils indispensables que vous devez posséder pour mener à bien votre activité. Vous devez impérativement avoir :

  • un ordinateur portable performant et une connexion Internet fluide ;
  • une imprimante professionnelle disposant de plusieurs fonctions ;
  • un fauteuil pratique et ergonomique ;
  • des licences de bureau pour le traitement de texte, la création de tableaux ;
  • des logiciels adéquats pour la création et la retouche de document ;
  • du matériel standardise comme le téléphone, le casque antibruit, le micro ;
  • des coffres de rangements ainsi que des classeurs.

Constituer votre bureau dans un endroit calme et aéré, cela vous aiderait à mieux vous concentrer et à mieux vous organiser.  Optez de préférence pour un lieu autre que votre domicile.

Les formations requises pour devenir aide administrative pour particuliers

Vous devez savoir que le secrétariat fait partie des activités non réglementées. Vous n’avez donc pas besoin de disposer d’un certificat ou d’une formation spécifique pour exercer en tant qu’aide administrative. Par conséquent, c’est un secteur d’activité que tout le monde peut explorer sans avoir un diplôme adéquat. Ainsi, toutes personnes désireuses de devenir secrétaires indépendantes peuvent se lancer dans cette activité.

Cependant, vos potentiels clients vous accorderont plus de crédibilité et se fieront facilement à vous si vous possédez une expérience dans le domaine. C’est-à-dire que vous disposez de solides références et de bonnes qualifications en secrétariat administratif ou en gestion. Quelques exemples de formations :

  • une formation en BEP métiers des services administratifs ;
  • un Brevet Professionnel Bureautique ;
  • un Bac pro gestion-administration ;
  • une formation en BTS gestion de la PME ;
  • un BTS support à l’action managériale ;
  • un DUT GEA (gestion des entreprises et des administrations).

Avoir une certification dans l’une de ces différentes formations vous aiderait à vite avoir une bonne audience auprès des clients. Par ailleurs, vous avez désormais tout le nécessaire pour vous lancer dans votre activité. Veillez aussi à ce que votre chiffre d’affaires ne dépasse les 70 00 euros l’an afin de pouvoir toujours bénéficier du statut de l’auto entrepreneur.

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