8 astuces pour animer une formation comme un pro

Que vous soyez débutant ou professionnel, animer une formation ne s’improvise pas. Vous avez besoin d’une bonne préparation et de suivre des conseils de professionnels du domaine. En effet, les aspects à prendre en considération sont nombreux lorsqu’on veut animer une formation correctement. Il faut bien préparer la formation, et tenir compte de l’aspect environnemental, de la psychologique et du mental des apprenants.

Dans cet article, nous allons voir 8 astuces qui vous aiderons à animer votre formation comme un pro.

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1- L’endroit où vous allez animer votre formation

Animer une formation - La salle de présentation est fondamentale
Animer une formation – La salle de présentation est fondamentale

Avant toute chose, il faut savoir que le lieu où vous allez animer votre formation est très important. En fait, ce lieu va jouer un rôle important pour vous. Il influera sur le bon déroulerement de la formation et sur la captation de l’attention de votre auditoire.

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Pour quelqu’un qui anime une formation, c’est toujours un aspect délicat à prendre en compte. C’est le cas parce que très souvent, les salles doivent être réservées bien longtemps à l’avance. Pour autant, le formateur ne sait pas combien de personnes assisteront à la formation. Avec de l’expérience, vous aurez une vision plus ou moins précise de ce nombre. Mais, il convient d’essayer d’anticiper ce point pour vos premières formations.

La salle que vous allez choisir doit remplir d’autres critèrs en plus de la taille. Le bon déroulement de votre formation en dépend. Déjà, il faudrait que votre salle soit accessible facilement en transport. Une salle inaccessible peut décourager des potentiels participants. Deuxième point, l’équipement : pour faciliter l’animation de votre formation, il convient de disposer d’un certain nombre d’équipements tels qu’un vidéo projecteur, des chaises, des tables et un micro. Vérifier que tous les équipements sont en état de fonctionnement.  Dernier point très important, l’atmosphère environnant la salle. Une salle propice à la concentration vous facilitera grandement l’animation de votre formation. C’est la principale raison pour laquelle vous devez choisir une salle qui répond à ces critères.

2- Preparer l’animation de votre formation

Avant de commencer à animer votre formation, il est nécessaire de faire attention à plusieurs points.

D’abord, il faut que vous appréhendiez correctement les besoins de vos apprenants afin de préparer les supports. En effet, une formation avec des participants issus de la même entreprise et une formation entre participants de plusieurs entreprises ne se feront pas nécessairement de la même manière.

Les supports doivent être adaptés, et pour y arriver, vous aurez besoin de faire un audit des besoins. Cet audit sera fait en discutant avec les différents responsables de ces entreprises sur l’objectif de la formation. Aussi, vous pouvez discuter avec les futurs participants pour savoir ce qu’ils attendent ou ce dont ils aimeraient parler.

En fonction du résultat de cet audit et des objectifs pédagogiques, vous allez concevoir un programme de formation. L’objectif de cet audit est de répondre aux attentes des apprenants. Plus vous aurez d’échanges avec vos futurs participants, meilleur sera la conception de votre programme. Le déroulement de la formation et les modalités pédagogique seront plus faciles. Animer votre formation sera d’autant plus aisé en réalisant cette étape.

3- Le Scénario pédagogique

Afin de faciliter l’assimilation de votre formation, vous êtes obligé de faire attention aux méthodes que vous employez. En effet, pendant la conception de votre formation, les méthodes et techniques pour faciliter l’apprentissages sont nombreuses. Vous pouvez choisir entre les méthodes d’apprentissages expositives, démonstratives et applicatives. Pour expliciter un peu ces méthodes, nous pouvons dire que les méthodes expositives concernent tout ce qui est exposé du formateur tandis que les méthodes démonstratives concernent les démonstrations que le formateur fait et enfin les méthodes applicatives concernent tout ce qui est mis en situation ou en exemple.

En fonction des méthodes que vous allez choisir, vous avez à votre disposition un nombre d’outils pédagogiques pour organiser l’animation de votre formation. Les activités démonstratives seront les exposés, les diaporamas, les PowerPoint, les films etc. Les activités applicatives quant à elles seront les travaux en petits groupe, les études de cas, les exercices d’application et les jeux de rôle.

Varier le type d’activité que vous utiliserez est très important pour maintenir en éveil et stimuler vos apprenants. Pour réussir cette tâche, avant même que vous ne conceviez votre formation, vous pouvez créer un document du déroulement pédagogique de votre formation. Dans ce document, vous préciserez le timing, les techniques pédagogiques employés, et les supports de chaque moment de la formation. Chaque moments ou séquence de votre formation doit être conçu en fonction d’un de vos objectifs pédagogiques.

Dans le cadre d’une formation certifiante, il est nécessaire de respecter les référentiels de compétences. Il est donc primordial de faire attention à ces référentiels de compétences.

4- Les moments importants pour animer une formation

Animer une formation - Impliquer les participants pendant la formation
Animer une formation – Impliquer les participants pendant la formation

Pour animer votre formation comme un pro, il est recommandé de diviser votre formation en grandes étapes.

  • La communication avec les participants ;
  • Le début de la formation ;
  • L’animation de votre formation ;
  • La fermeture de la session de formation.

Chaque séquence de cette liste doit être préparer convenablement pour garantir une animation de formation réussite.

La communication avec les participants

La communication avec les participants sert à informer les participants, à répondre à leurs préoccupations et à recueillir leurs besoins de formations, c’est-à-dire ce qu’ils attendent de la formation. Même si les prérequis nécessaires pour suivre une formation doivent être remplis et vérifiés avant que le participant n’assiste à la formation, la communication avec les participants permet de s’assurer que tous les prérequis sont acquis et dans le cas contraire à les inciter à voir certains cours qui leur seront nécessaires.

D’ailleurs, avant que la formation se déroule, il est d’usage d’envoyer un document qui contient : une présentation du formateur, une invitation pour rejoindre un groupe pour répondre à certaines questions, la présentation de la formation ou du certificat, des exercices afin de stimuler le participant, et les mots techniques qui seront utilisés le jour j de la formation.

Le début de la formation

Avant que la formation ne commence, il est très recommandé d’instaurer un climat propice à l’apprentissage. C’est pourquoi vous devrez mettre à l’aise vos participants dès le début de la formation. Invitez-les à participer et à vous arrêter s’ils ne comprennent pas quelques choses.

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L’animation de votre formation

Le bon déroulement de votre formation sera assuré en variant les activités, en impliquant les participants au maximum et en ayant prévu un déroulé pédagogique efficace. Ainsi, le contenu de votre formation doit être subdivisé en plusieurs séquences de formations pour une meilleure assimilation des compétences.

La fermeture de la session de formation

La clôture de votre formation doit servir à tester ou à évaluer les compétences acquises par les différents participants. Vous pouvez posez des questions ou faire des exercices avec les différents participants afin de savoir s’ils ont bien compris. Aussi, faire un résumé des points importants de la formation est nécessaire. Enfin, vous pouvez recueillir les avis des participants sur comment s’est déroulé la formation, s’ils ont des préoccupations et des conseils à vous donner.

5- Le rythme d’apprentissage

Le rythme d’apprentissage est très important à prendre en compte. En effet, le cerveau humain est vraiment concentré pendant 90 minutes en moyenne. Par conséquent, prévoyez des pauses chaque 90 minutes de formations intenses.

Les pics de concentration du cerveau humain sont en matinée de 9h à 11h et l’après midi de 15h à 17h. Ces deux intervalles de temps correspondent au moment où le cerveau est le plus réceptif pour assimiler des informations. Par ailleurs, chaque intervalle est favorable à des activités précises :

  • Le pic dans la matinée convient aux activités qui nécessitent une grande concentration et de la logique : C’est le moment idéal pour apprendre de nouvelles notions, la théorie en général.
  • Le pic de l’après midi est plus favorable aux activités qui font usage de la créativité : c’est le moment le plus opportun pour demander à vos participants de faire usage de leurs réflexions. Vous pouvez alors faire des exercices de cas pratiques ou des mises en situations qui stimuleront leurs savoir-faire.

Dernier point concernant le rythme d’apprentissage, la digestion. Le moment de la digestion est très            contraignant en début d’après-midi. C’est pourquoi pendant ce moment il est conseillé de ne pas donner des informations cruciales.

6- La création de votre PowerPoint

En fonction de l’objectif de votre PowerPoint, vous allez employer des techniques différentes. En effet, vous n’allez pas concevoir un PowerPoint explicatif qui sera lu sur un ordinateur et un PowerPoint qui servira d’appui à la théorie pour animer votre formation. Ce dernier doit respecter des règles afin de bien remplir son rôle pédagogique.

Caractéristiques du Powerpoint

Le Powerpoint qui sert d’appui pédagogique aura ces caractéristiques :

  • un slide contiendra un seul message important qui sera indiqué par son titre ;
  • chaque diapositive devra être indépendante et distiller un message complet et unique ;
  • la taille des titres sera comprise entre 38 et 44 ;
  • le fond de page doit être uni, pas dégradé ou composé d’objets ;
  • aucun son ni image inutile ne sera rajouté pour éviter de distraire vos participants, et évitez de répéter les logos ou titres
  • pour faciliter la lisibilité utilisez au maximum 50 % de l’espace, maximum 3 ou 4 lignes afin de faciliter la compréhension et l’appréhension de chaque slide ;
  • utilisez un maximum de 2 polices pour faciliter la lecture, une police pour le titre l’autre pour le contenu. Des polices comme Arial et Tahoma sont recommandées, car elles sont sans empattements, ce qui facilite la lecture ;
  • la taille des caractères sera en fonction de la grandeur de la salle, elle devra augmenter pour une salle plus grande. Mais, ne descendez pas en dessous de 18 quelle que soit la taille de la salle ;
  • utilisez des couleurs dans vos textes. L’usage de couleurs est intéressant afin de faciliter l’attractivité visuelle, la mémorisation et la structuration de l’information.

Votre position dans la salle

Concernant votre position dans la salle, si les visuels sont très importants, vous pouvez vous déplacer au fond de la salle derrière les participants pour un temps afin que ceux-ci se focalisent sur les slides. Par contre, s’il est nécessaire de commenter, vous devez vous mettre à côté de l’écran.

7-Comment maitriser votre communication

Animer une formation - Utiliser les différentes formes de  communications
Animer une formation – Utiliser les différentes formes de communications

En fonction de la façon dont vous communiquez et de votre posture, vous allez influencer la transmission de votre savoir et savoir-faire. C’est pourquoi en tant que formateur, pour réussir à animer une formation correctement, vous êtes dans l’obligation de maîtriser différents outils de communications.

  • D’abord la communication verbale : vous devez faire en sorte que le fond du message soit compris. C’est pourquoi en fonction de votre auditoire vous allez adapter votre message en employant des mots et expressions qui sont communs aux apprenants.
  • Ensuite la communication non-verbale, c’est-à-dire votre posture, comment vous vous tenez et vos gestes devront être travaillé.
  • Enfin la communication para-verbale, cette communication concerne ce qui est autour des mots.

Ces 3 aspects de la communication devront être travaillés pour bien animer votre formation. De plus, la clarté de vos propos, une bonne articulation et votre langage corporel vous seront très utile pour mener à bien votre tâche de formateur. La préparation de ces 3 aspects de la communication fait souvent la différence entre un bon formateur et un mauvais formateur.

8- Les outils clés du formateur

En plus des techniques classiques que les formateurs utilisent pour animer leur formations, l’écoute, la reformulation, les questions et les feedbacks sont des outils clés du formateur.

En effet, l’écoute vous permet de mieux comprendre le participant afin de mieux cerner ses problèmes et de proposer une résolution. Nous vous conseillons vraiment de ne pas avoir de jugements vis-à-vis de vos apprenants.

Quant à la reformulation, elle permet de s’assurer que vous avez bien cerner la problématique de votre interlocuteur. C’est un moyen de rassurer votre interlocuteur en lui disant que vous avez bien compris ce qu’il essaye de vous faire comprendre.

Les questions ont pour principal objectif d’inciter le participant à réfléchir et à entamer une discussion sur un sujet quelconque lié à votre formation.

Enfin, les feedbacks permettent aux participants de se jauger. En prenant conscience de leurs forces et faiblesses, les apprenants auront plus de facilité pour progresser.

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