Comment envoyer les factures aux clients et avoir la facture fournisseur ?

Il est obligatoire de conserver la trace de toutes tes transactions, même en dropshipping. Pour cela, il faut absolument conserver les factures de tes clients ainsi que les factures de tes fournisseurs. Pourtant, il n’est pas si évident que ça d’envoyer une facture automatiquement à un client et surtout d’obtenir une facture de la part de son fournisseur Aliexpress.

Les obligations comptables en cas de contrôle fiscal

Une entreprise est obligée de pouvoir justifier chaque mouvement présent sur ton compte, que ce soit de l’argent qui rentre ou de l’argent qui sort. Tout simplement parce que tu pourrais aisément te verser quelques bonus sur ton salaire si ce contrôle n’existait pas. Il est totalement aléatoire et peut arriver aussi bien à une auto-entreprise qu’une société.

Il te sera alors demandé de justifier chaque dépense et chaque gain avec des factures venant de tes clients contenant les informations suivantes :

  • L’adresse du client.
  • L’adresse de la société (la tienne) avec ton numéro de SIRET.
  • Le prix de vente en HT ou/et TTC.
  • La dénomination du produit vendu.
  • Une date qui justifie l’acte d’achat et quelques petites mentions sur la rétractation.

Rien de bien méchant, mais il vaut mieux renseigner les bons éléments. Certains contrôleurs demandent même le devis + la facture avec une signature du client. Avec l’arrivée d’internet et du e-commerce, une simple transaction avec preuve de la facture en pdf par mail est suffisante à la place de la signature.

Tu devras aussi fournir les factures de ton fournisseur, qu’il soit en Europe ou ailleurs dans le monde, mais aussi tes dépenses en publicités, en matériel… Bref, tout ce qui est lié à ton compte bancaire. Un compte bancaire professionnel ou plusieurs pour une société et un compte standard ou normal pour une auto-entreprise. Pour terminer, il faudra que ton comptable te transmette un bilan et toutes tes informations fiscales. Si tu as une micro-entreprise (auto-entreprise), tu n’as pas besoin de comptable car tu pourras retrouver toutes ces informations sur le site de l’auto-entrepreneur.

Comment envoyer la facture aux clients en dropshipping ?

Légalement, ton client doit disposer d’une facture de son produit. Si c’est une entreprise, elle sera heureuse de pouvoir récupérer la TVA. Si c’est un particulier, ce sera simplement une preuve en cas de problème pour faire fonctionner la garantie de son produit. C’est pour cela que je te conseille de ne jamais vendre de produits trop complexes en électronique en dropshipping, par exemple les robots aspirateurs.

Shopify n’envoie pas une jolie facture automatiquement aux clients. Plutôt ridicule n’est-ce pas ? C’est pourquoi il existe une armée d’applications à installer sur shopify pour envoyer automatiquement des factures au format PDF à tes clients. Il existe notamment Facturama ou Order Printer Email.

Je te laisse ici un petit cours sur excel pour créer ton tableau et gérer ta comptabilité !

Comment obtenir la facture de ses fournisseurs aliexpress ?

C’est la partie la plus complexe et pourtant tellement essentielle ! Aliexpress ne permet pas d’avoir de facture actuellement en cumulant facilement le prix d’achat des produits mensuellement pour chaque fournisseur. Pourtant, tu es obligé d’avoir ces factures pour être en règle. Je vais donc te dire comment je procède pour obtenir une facture des fournisseurs sur aliexpress ou alibaba :

  • Mensuellement ou trimestriellement, je prends en capture d’écran toutes les transactions présentes sur mon compte aliexpress.
  • Ensuite, je fais le total du nombre de produit acheté chez le fournisseur, l’argent dépensé et j’effectue une très jolie facture avec toutes les informations nécessaires.
  • J’envoie ensuite cette facture à mon fournisseur une fois dans le mois ou par trimestre pour lui demander tout simplement de la signer et de me la retourner.

Le principe est de leur faciliter la tâche au maximum ! Sinon, ils refuseront de te signer chaque transaction. Ce serait bien trop chronophage pour eux. En utilisant cette méthode, cela te permettra de leur faciliter leur travail de comptabilité. Par ailleurs, je t’encourage à garder un tableau excel avec chaque transaction. Pour terminer, il existe aussi une autre solution : faire cette paperasse uniquement si tu as un contrôle fiscal.

J’ai été contrôlé une seule fois et j’ai commencé l’entrepreneuriat en 2012 ! Tu peux alors simplement enregistrer toutes tes factures au format PDF et captures d’écran sur un drive online/le cloud et effectuer le reste des démarches quand tu auras une annonce d’un contrôle (rassure toi, tu auras du temps pour te préparer, ce n’est pas comme dans les films où le fisc débarque dans la minute pour retourner tout ton bureau :-). Par ailleurs, ces personnes connaissent très bien leur métier et sont bien au contraire très amicales). Pour être en règle à 100%, je t’invite à voir ma formation de dropshipping !

 

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