Les processus d’achat et de vente entre clients et vendeurs sont régis par des styles et normes bien connus. Il s’agit général d’une commande, d’un devis, d’un bon de commande, d’une facture. C’est le standard de la vente et l’achat surtout lorsqu’il s’agit de gros produits ou de gros montants. Faire un bon de commande ne demande pas forcément des compétences extraordinaires en comptabilités ou en gestion d’entreprise. L’accessibilité internet permet de créer des bons de commande à la demande. Analysons ensemble ce que c’est qu’un bon de commande concrètement et comment en créer gratuitement.
Bon de commande : les principes de la comptabilité
Pratique financière évaluant tous les flux financiers de l’entreprise, l’exercice comptable est la période d’étude de ces flux. Toute entreprise se doit donc de tenir une comptabilité. Les règles de comptabilité sont définies dans ce qu’on appelle notamment un plan comptable général. En fait, c’est la comptabilité qui permet de connaitre les performances et l’état de l’entreprise et ses finances. Les « principes comptables » permettent de garantir la cohérence des informations comptables d’une entreprise. C’est grâce à ces principes que sont créés des standards de communication financière au sein des sociétés. Pour vous permettre de mieux comprendre, voici 10 principes comptables importants pour toute entreprise :
- La continuité d’exploitation ;
- L’indépendance des exercices ;
- Les des coûts historiques ;
- La prudence ;
- La permanence des méthodes ;
- L’importance relative ;
- La non-compensation ;
- La bonne information ;
- La prééminence de la réalité sur l’apparence ;
- L’intangibilité du bilan d’ouverture.
Dans l’optique de comprendre l’univers du bon de commande et comment en créer, allons en savoir plus sur la notion du plan comptable. Cela nous permettra alors de mieux appréhender le concept du bon de commande et comment en créer un, facilement.
La notion du plan comptable
Dans un plan comptable, on retrouve essentiellement : le journal général, le grand livre, la balance générale de comptes, le compte de résultats. Le plan comptable est définit comme un document spécifique sur lequel l’entreprise affiche tous ses numéros de compte. Ce document permet de sauvegarder les informations relatives aux ressources et dépenses de l’entreprise.
Les documents relatifs à la commande
Les différents documents relatifs à la commande sont les suivants. Le bon de commande, le bulletin de commande, le marché, la confirmation de commande et le bon de commission. Le premier contient essentiellement les informations relatives à la commande comme les détails de la marchandise et les différentes adresses. Le deuxième document contient l’entête du fournisseur et comporte les détails de l’acheteur. Le troisième document comporte les clauses de la livraison et de règlement. Le quatrième document confirme en réalité la conclusion de la vente. Le cinquième et dernier document contient une contremarque qui permet au commissionnaire d’identifier l’acheteur.
Bon de commande: définition juridique
De façon générale, un bon de commande est un document entre un vendeur et un acheteur qui décrit le contenu de la commande. Il n’est pas obligatoire, mais est essentiel et utilisé en cas de vente de marchandises. C’est une sorte d’engagement et de preuve de commande. Le bon est un document recommandé lorsqu’il s’agit d’acheter. Afin de mieux comprendre, penser au « bon de commande » comme à un devis lors d’une prestation de services. Le devis est donc envoyé avec les détails nécessaires, avant l’établissement d’une facture.
Une fois donc que le document est établit et signé par les deux parties, le client peut demander une facture au fournisseur afin de régler son achat. Le bon est essentiel, car il sert de preuves. Une fois signé, il engage le fournisseur à livrer les produits commandés et l’acheteur à réceptionner la commande. On peut également juridiquement l’imaginer comme un contrat qui engage les deux parties.
Les avantages d’un bon de commande bien fait
Un ensemble de conditions appelées les Conditions Générales de Vente CGV doivent figurer sur votre bon de commande bien fait. Cela permet en effet au client, d’être informé en amont et surtout éviter les surprises ultérieures. Le bon étant perçu comme un contrat, il stipule alors tous les détails à savoir concernant la marchandise et sa livraison. Quand il est bien fait, il dispose d’une transparence dans tous ses détails. Il est clair, précis et concis. Cela évite de se trouver dans des situations de défaut de paiement et autres. Il serait également utile de prendre conseil chez des professionnels de la comptabilité, qui seront au mieux à même de vous conseiller.
Les caractéristiques d’un bon de commande bien fait
Un bon de commande bien fait aux normes comptables doit nécessairement contenir certains détails. L’établissement de ce contrat ne doit en aucun cas négliger aucun détail. Un bon de commande bien fait, c’est celui-là qui contient au moins :
L’identité de l’émetteur, fournisseur ou de l’entreprise
Ces éléments sont essentiellement le nom, l’adresse, la dénomination sociale, le numéro SIREN, le lieu d’inscription au registre des commerces et sociétés. C’est l’ensemble des éléments primordiaux qui devront apparaître sur le bon de commande.
L’identité du destinataire, client
C’est aussi le nom, l’adresse, la dénomination sociale et le SIRET. C’est important de correctement identifier le client sur son bon de commande. Cela évite les erreurs et les reprises. De plus, en cas de validation, certains logiciels vous proposent de créer vos factures directement à partir de vos bons de commandes. La vie est encore plus facile dans ces cas. Le gain du temps est énorme et vous pourriez alors vous concentrer sur autre chose.
Le numéro de commande et sa date de création
C’est effectivement dans la noble intention d’éviter les erreurs et autres confusions que le bon de commande doit être autant explicit. C’est effectivement les caractéstiques d’un bon de commande bien fait.
La liste complète et détaillée des produits commandés
Ici il s’agira de renseigner le nom du produit, les prix Hors Taxes à l’unité, le nombre de produits, les taux TVA. Il est intéressant de pouvoir détailler la liste de produits commandés pour que le document soit clair et sans confusions. C’est important pour les possibles réclamations.
Le prix total de la commande
Détail important à faire figurer sur un bon de commande bien fait est le prix total de la commande. Le montant total pour chaque produit, Hors Taxes et TTC, avec la précision du taux de TVA.
Les informations sur la livraison
Ici, il s’agira essentiellement de la date, du lieu et du tarif.
Les informations relatives au paiement
Ici il s’agira essentiellement du mode de paiement, de la date et délai, d’informer sur les cas d’acompte ou non, sur une réduction éventuelle, sur la possibilité de paiement en plusieurs tranches.
La création du bon de commande
La création d’un bon peut se faire de différentes façons. Elle peut se faire soit par téléchargement d’un modèle gratuit en ligne, soit directement en ligne ou soit par un logiciel de facturation pro. Il est est simple et facile de réer ce document. Rappelons que le principe du bon de commande est assez proche de la réalisation d’un devis. Selon les métiers, les usages et le type de bien vendu, l’exigence ne sera pas la même. Ici nous allons concentrer notre étude sur des outils gratuits ou freemium qui vous permettront de créer des bons de commande sans avoir à payer le prix fort d’un logiciel de facturation pro. La gestion d’entreprise, c’est un ensemble de choses importantes à savoir.
L’exemplaire de bon de commande en ligne à télécharger
C’est facile d’obtenir un bon de commande en ligne en quelques clics. Le développement de Internet a rendu cela possible. Si vous n’avez pas envie de voir un tuto pour construire votre bon de commande d’A à Z, tapez « exemplaire bon de commande gratuit » afin de trouver celui qui répondra parfaitement à vos besoins. Le premier exemple de bon de commande à télécharger est :
Excel : Le logiciel classique qui ne cesse de renouveler sa puissance
Depuis très longtemps Microsoft a été parmi les pionniers de la bureautique et des outils professionnels de travail. Microsoft étant réservé aux professionnels de métier, il est facile de trouver des éléments en rapport à la comptabilité en entreprise. Un bon de commande Excel vous permettra d’insérer votre logo d’entreprises et toutes autres informations d’entreprises avec une grille de calcul et différents taux de TVA. La finalité du document c’est soit l’impression, soit l’exportation au format PDF. Il devra donc être simplement renommé en fonction des ventes. Le second exemple de bon de commande à télécharger est :
Le bon de commande Word gratuit à télécharger
À la différence de Excel, Word ne permet pas d’effectuer des calculs. Impossible donc de calculer vos ventes et la TVA directement sur Word. Vous pouvez par contre personnaliser ce modèle à l’image de votre entreprise. Le bon de commande sur Word est simple et facile surtout si vous recherchez une formule rapide et efficace. Un peu comme le type « Excel », la formule Word ne demande aucun effort intellectuel ni aucune compétence spécifique en comptabilité. C’est très simple et surtout très efficace.
Parchance.fr
S’il y a un outil connecté à partir duquel vous pouvez trouver un bon de commande déjà disponible c’est bien parchance.fr. Le nom l’indique si bien, il dispose d’un bon de commande avec des grilles et des champs remplissables directement en ligne. Vous n’aurez alors qu’à entrer les détails souhaités et surtout ajouter vos données entreprises puis télécharger le tout sous la forme de document PDF exportable ; C’est vraiment « fastoche ! » Les avis sont positifs à ce niveau et assez encourageants. Parchance vaut le coup et il serait donc intéressant que vous y jetiez un coup d’œil si vous recherchez un outil gratuit facile capable de contenir toute les données fournisseurs et toutes les données destinataire.
Les logiciels pour créer un bon de commande en ligne
En effet, les logiciels de gestion en ligne vous permettent de créer facilement un bon de commande selon les exigences de vos ventes. Ce logiciel de bon de commande en ligne facilite la gestion des commandes grâce à la technologie Saas. Ce document étant légal, il doit afficher les mentions obligatoires et tous les autres éléments. Une bonne recommandation CRM pour vous aider à construire un bon de commande, c’est bien :
BITRIX24
Un outil facile à utiliser, équipé d’un créateur de formulaires gratuit. Les clients passent la commande et tout est directement sauvegardé dans votre CRM, pas de ressaisie. Cela limite déjà les marges d’erreur. Même si BITRIX24 est un outil gratuit, il a également des offres payantes.
IABAKO
La plateforme IABAKO permet également de créer et personnaliser vos bons de commande 100% en ligne. C’est facile de personnaliser le modèle souhaité aux couleurs de votre marque et de votre entreprise. Vous pourriez ensuite directement envoyer votre modèle à vos clients pour après les transformer en facture. C’est simple et cela vous simplifie complètement la tâche. C’est vraiment un outil flexible en plusieurs étapes : l’étape de la création et de la personnalisation, l’étape de l’envoie du bon de commande, l’étape de la gestion des stocks de produits, l’étape du contrôle et suivi. L’outil est disponible en ligne pour essai gratuit sans engagement.
KIWI
Un autre outil en ligne qui a le droit de se faire citer dans cette liste, c’est KIWI. C’est un vrai logiciel de gestion d’entreprise, il fait la facturation, le devis, la comptabilité. Son CRM est favorable à la gestion de projets pratiques. KIWI c’est vraiment du tout en un pour « gérer » votre entreprise.
Que pouvons-nous retenir ?
Le bon de commande est donc un document essentiel dans votre relation vendeur acheteur. Il n’est pas tout le temps obligatoire, mais sa nécessité n’est pas à négliger. A la question : « comment créer un bon de commande gratuit », on pourrait répondre de parcourir plusieurs données de recherche en ligne afin de trouver la façon la mieux convenable de créer et d’éditer un bon de commande aux couleurs de votre entreprise. C’est un document légal qui prouve toutes les données entre l’autre partie et vous.
