La gestion du temps est un défi quotidien aujourd’hui. En effet, nous vivons dans un monde où les opportunités de travail, de divertissement et bien d’autres s’offrent à nous par milliers. Alors pour en bénéficier au maximum, nous avons besoin du temps. Or nous n’en avons pas ou du moins le temps dont nous disposons est très limitée tandis que nous sommes face à une multitude d’opportunités. Nous devons donc apprendre à mieux planifier notre temps pour en tirer la meilleure partie car le temps est notre plus grande richesse. Pour les entrepreneurs, la gestion du temps est encore fondamentale car leur productivité en dépend. Mieux que la productivité, c’est tout leur bien-être qui en dépend. Un entrepreneur qui veut réussir doit apprendre à faire une gestion optimale de son temps. Ceci étant, le présent article vous exposera les avantages liés à une bonne gestion du temps, avant de présenter le top des applications qui vous aideront à mieux y parvenir.
Gestion du temps : Quels sont les avantages qui y sont liés ?
Bien gérer son temps vous distingue des autres et vous permet de prendre de l’avance dans tous vos secteurs d’activité. De plus, cela vous permet de mieux vous épanouir. Au nombre des avantages liés à la bonne gestion du temps, on peut citer entre autre :
L’efficacité
L’efficacité est l’un des avantages principaux que vous allez gagner lorsque vous faites une très bonne gestion de votre temps. En effet, bien gérer son temps stipule une très bonne organisation. Cela vous conduit à optimiser tous les facteurs qui concourent à la réussite de votre projet. La conséquence immédiate est l’efficacité. Une personne organisée sait répartie son temps sur les différentes tâches qu’il aura à accomplir afin d’atteindre les résultats escomptés dans les meilleurs délais. Dans cette répartition, il saura consacrer plus de temps pour les tâches les plus importantes et moins pour les autres.
Cette gestion sous-entend également une bonne gestion de l’information et la mutualisation des efforts de groupes pour atteindre les résultats. Alors, vous gagnez indéniablement en efficacité.
Gestion du temps : un bon suivi de vos projets
Quelqu’un qui a pris l’habitude de bien gérer son temps, prendra nécessairement le soin d’évaluer la quantité de travail qui l’attend avant le début d’un projet. Ainsi, il détermine le temps qu’il lui faudra consacrer afin d’atteindre les résultats dans les délais pour passer à autre chose. Dans ce processus d’optimisation de son temps, il prend également le soin de vérifier la disponibilité de toutes les ressources dont il aura besoin pour mener à bien son entreprise. Au besoin, il définit également des méthodes pour optimiser les quelques-unes disponibles. Ainsi, il fait de son mieux pour prendre les bonnes décisions à chaque étape de réalisation du projet. Il prend ses précautions pour que le travail soit bien fait pour ne pas à y revenir ultérieurement.
En prenant le soin de vérifier à chaque étape de réalisation de votre projet si tout est fait comme cela se doit avec les ressources disponibles, vous faites du suivi de projet tout simplement. Alors, une bonne gestion du temps vous permet de mieux suivre la réalisation de vos projets.
Développer de bonnes compétences en gestion
Le temps et la bonne gestion du temps est essentielle à la réussite de tout projet. La mise en place de chaque aspect d’un projet nécessite forcément une bonne organisation personnelle. Pour y arriver, il faut parvenir à organiser les différentes informations de manière à ce que la mise en application prenne le minimum possible de temps. Aussi, il faudra prendre les bonnes décisions dans les meilleurs délais. Tout cela constitue les attributs d’un bon manager.
Inspire la confiance
La confiance que vous parvenez à inspirer à vos collaborateurs est la conséquence de la gestion que vous faites de votre temps. Par exemple, un de vos collaborateurs pourrait vous demander un service à lui rendre dans un délai et si vous dites « Oui », il est sûr que cela se fera car il connait votre rigueur. Ils croient en vous et sont prêt à vous suivre. En clair, une gestion optimale de votre temps vous confère une très bonne image sociale.
Par ailleurs, il importe de souligner l’aspect ponctualité des Rendez-vous et réunions. Ce sont de ces détails à priori insignifiants mais qui ont un impact crucial sur votre réputation.
La diminution de l’état de stress
L’un des avantages d’une bonne organisation est la maîtrise de votre environnement de travail. Dès que vous êtes organisés, rien ne peut vous stressé autant dans votre travail car vous aviez déjà pris le soin de planifier chaque activité dans un délai raisonnable. Cela vous évitera des surprises désagréables et des situations qui pourront générer des états de stress élevés.
Gestion de temps : Quelles sont les meilleures applications pour y parvenir ?
Que ce soit pour la réussite dans nos projets ou environnement de travail ou pour notre épanouissement personnel, la gestion de temps est fondamentale. Dans un passé lointain, le meilleur moyen pour y parvenir était d’avoir un agenda manuel avec lequel on se déplace constamment et qu’on consulte régulièrement pour ne rien oublier. Aujourd’hui, avec les progrès du numériques, plusieurs solutions sont disponibles pour vous aider dans ce sens. Il s’agit par exemple des agendas électroniques, des plateformes web, des applications et biens d’autres. Dans cette panoplie de solution, nous focaliserons notre attention sur les applications dont nous vous présenterons les meilleures. On peut citer :
Gestion de temps : Trello
Trello est une application de gestion de temps qu’on retrouver sous plusieurs formes : application web, version Android, iOS et bien d’autres. Cette application vous aide à organiser et ranger aisément vos différentes activités et projets. L’application trello dispose des tableaux que vous pouvez utiliser pour organiser vos projets et idées facilement. Cela a pour conséquence de faciliter le suivi de vos activités.
Supposons par exemple que l’équipe marketing de votre entreprise décide de gérer son agenda éditorial par le biais de l’application trello. Dès lors, ils peuvent commencer par exploiter les différentes possibilités qu’elle offre. La toute première sera de créer des listes pour chaque niveau du processus de marketing. Des idées en passant par la rédaction jusqu’à l’étape de publication, chacune des étapes clés pourra avoir sa liste. Pour ce qui est de l’article, ils peuvent carrément mettre une carte. Les cartes peuvent concerner les membres de l’équipe marketing et contiennent des dates des différentes étapes du processus de la publication à faire. A tout cela, se joingnent des fichiers de type Dropbox et Dropbox Paper qui sont stockés au même endroit. Ainsi, vous n’aurez plus à visiter plusieurs messages dans de votre boîte mail avant de consulter les informations au complet.
En plus de cela, l’application Trello offre une grande flexibilité dans l’usage et la gestion des données. Ainsi, elle s’adapte à tout type d’équipe.
Côté réputation, l’application Trello jouit d’une bonne audience avec des millions d’utilisateur dans le monde. Et cela, à cause de près de ses 160 intégrations de plusieurs autres applications et des services de type Power-Ups.
Slack
Slack est la deuxième application que nous allons vous présenter dans cette catégorie du top des applications de gestion du temps. Il est disponible en version Windows, iOS, Android, macOS et Linux. De même, slack est une extension de navigateur. Depuis des lustres, l’application Slack se présente comme une solution efficace de gestion de la productivité. Elle est facile à manipuler et permet aux équipes de gagner du temps dans la production.
L’une de ces premières fonctionnalités est de mettre à dispositions de ces utilisateurs, des canaux spécialisés pour faciliter la communication au sein du staff d’un projet. En effet, une bonne communication au sein d’un groupe de travail facilite la gestion et permet de consacrer du temps aux activités du projet. De même, ces canaux sont utilisables pour communiquer efficacement avec des partenaires externes de votre entreprise. Aussi, vous pouvez l’utiliser pour vos clients ou prestataires de service. Vous l’auriez donc compris, Slack mise beaucoup sur une bonne communication au sein d’une équipe de travail. Pour cela, elle a mis en place des systèmes pour faciliter les appels aussi bien vocaux que vidéos.
Enfin, elle présente la faciliter de partager des fichiers en toute sécurité et le plus rapidement possible. L’avantage ici est que les fichiers sont groupés dans un seul dossier et donc facile à récupérer. Pour des utilisateurs de Dropbox, vous pouvez synchroniser l’application slack à ce dernier et tout faire à partir de là. Se faisant, vous gagnez en temps et en efficacité.
Gestion du temps : Asana
Comme Slack, Asana, 3ème application dans notre liste, est également une extension de navigateur. De même, l’application Asana existe en version Android et iOS. Contrairement à l’application précédente, Asana va au-delà de la communication. Elle est dotée de plusieurs outils de gestion qui vous aident à mener efficacement un projet du début jusqu’à la fin. Aussi, vous avez la possibilité de suivre votre projet, son évolution étape par étape grâce à cette application. Toutes ces fonctionnalités ne lui retirent pas sa capacité à faciliter la communication entre les membres internes et externes qui travaillent sur un projet donné.
Avec les paramètres de l’application Asana, vous avez la possibilité de mettre en place des sous-groupes au sein de chaque équipe. Ensuite, vous allez pouvoir mettre en place des projets, tâches et sous-tâches au sein de chaque groupe. Chaque groupe aura un deadline pour mener à bien son projet. En lieu et place de groupe, il pourrait s’agir également d’une personne. A vous de voir selon l’immensité et la délicatesse de la tâche à accomplir. Sur chaque tâche, vous avez la possibilité de laisser des commentaires afin de permettre à vos collaborateurs de mener à bien le projet selon vos désirs. Ces différentes instructions peuvent être mises à jour quotidiennement.
Aussi, il importe de noter que le système est conçu de manière à vous offrir la possibilité de donner le plus de précision possible dans la mise en œuvre des tâches. Ainsi, vos collaborateurs sauront par exemple les tâches qu’il faut exécuter en premier et ce qui suit (chronologie). Il vous suffit de renseigner convenablement les différents espaces et chacun sait à quoi s’en tenir. Cela participe d’ailleurs à un bon suivi du projet.
Tout cela est juste une brève aperçue des multiples fonctionnalités qu’offre Asana. Elle dispose bien d’autres fonctionnalités qui vous simplifient la gestion de vos projets et par conséquent celle de votre temps. Vous pouvez en faire un partenaire de travail de confiance.
Gestion de temps : HelloSign
HelloSign est une application web. Elle existe également en version Android, iOS et API et facile à installer. La particularité de cette application réside dans le transfert et la signature des documents. En effet, par le passé, pour signer et envoyer un document au prochain signataire, il faudra l’imprimer, signer, numériser et envoyer. Le récepteur à son tour devra reprendre le processus et l’envoyer au suivant. Se faisant, on perd du précieux temps rien que pour signer un document. HelloSign apporte une solution rapide et efficace à ce problème avec son système de signature électronique des documents.
Cette solution se présente comme une aubaine dans la mesure où il est de moins en moins évident que tous les partenaires ou employés soient dans la même ville ou travaillent dans la même immeuble. Avec le développement du télétravail et bien d’autres, vous pouvez avoir des collaborateurs à des milliers de kilomètre de votre position. Vous n’aurez qu’à faire signer vos documents en un temps record par le biais de cette application.
HelloSign s’adapte parfaitement à tout type de document. Des contrats de travail, de bail en allant aux documents les plus confidentiels, vous pouvez recourir aux services de HelloSign. Pour s’en assurer, elle dispose de programmation spécifique pour transférer et faire signer 17 types de documents. De plus, le codage très avancé garanti la fiabilité et l’authenticité des signatures. Les concepteurs en ont mis un point d’honneur à cause de la valeur juridique de signatures électroniques. Aussi, ils assurent la protection de vos données personnelles qui transitent par l’application.
En ce qui concerne le transfert des données, vous avez la possibilité de programmer de sorte que dès que quelqu’un fini de signer, le document soit transféré à au suivant de façon automatique. Aussi, l’application peut vous renvoyer le document aussitôt que les personnes concernées auront signé et ceci en toute sécurité.
Enfin, vous pouvez opter pour des modèles déjà prédéfinis sur l’application. Cela vous simplifie la tâche. Aussi, HelloSign dispose de plusieurs autres outils pour conception rapide et efficace des documents.
