Il est obligatoire de conserver la trace de toutes tes transactions, même en dropshipping. Pour cela, il faut absolument conserver les factures de tes clients ainsi que les factures de tes fournisseurs. Pourtant, il n’est pas si évident que ça d’envoyer une facture automatiquement à un client et surtout d’obtenir une facture fournisseur de la part de son fournisseur Aliexpress.
Les obligations comptables en cas de contrôle fiscal
Une entreprise a l’obligation de pouvoir justifier chaque mouvement présent sur son compte, que ce soit de l’argent qui rentre ou de l’argent qui sort. C’est tout simplement parce que tu pourrais aisément te verser quelques bonus sur ton salaire si ce contrôle n’existait pas. Il est totalement aléatoire et peut arriver aussi bien à une auto-entreprise qu’une société.
Il te sera alors demandé de justifier chaque dépense et chaque gain avec des factures venant de tes clients contenant les informations suivantes :
- L’adresse du client.
- L’adresse de la société (la tienne) avec ton numéro de SIRET.
- Le prix de vente en HT ou/et TTC.
- La dénomination du produit vendu.
- Une date qui justifie l’acte d’achat et quelques petites mentions sur la rétractation.
Rien de bien méchant, mais il vaut mieux renseigner les bons éléments. Certains contrôleurs demandent même le devis + la facture avec une signature du client. Avec l’arrivée d’internet et du e-commerce, une simple transaction avec preuve de la facture en pdf par mail est suffisante à la place de la signature.
Tu devras aussi fournir les factures de ton fournisseur, qu’il soit en Europe ou ailleurs dans le monde, mais aussi tes dépenses en publicité, en matériel… Bref, tout ce qui est lié à ton compte bancaire. Un compte bancaire professionnel ou plusieurs pour une société et un compte standard ou normal pour une auto-entreprise. Pour terminer, il faudra que ton comptable te transmette un bilan et toutes tes informations fiscales. Si tu as une micro-entreprise (auto-entreprise), tu n’as pas besoin de comptable car tu pourras retrouver toutes ces informations sur le site de l’auto-entrepreneur.
Comment envoyer la facture aux clients en dropshipping ?
Légalement, ton client doit disposer d’une facture de son produit. Si c’est une entreprise, elle sera heureuse de pouvoir récupérer la TVA. Si c’est un particulier, ce sera simplement une preuve en cas de problème pour faire fonctionner la garantie de son produit. C’est pour cela que je te conseille de ne jamais vendre de produit trop complexe en électronique ou en dropshipping. Il s’agit par exemple des robots aspirateurs.
Shopify n’envoie pas une jolie facture automatiquement aux clients. C’est plutôt ridicule, n’est-ce pas? C’est pourquoi il existe une armée d’applications à installer sur shopify pour envoyer automatiquement des factures au format PDF à tes clients. Il existe notamment Facturama ou Order Printer Email.
Je te laisse ici un petit cours sur excel pour créer ton tableau et gérer ta comptabilité !
Comment obtenir la facture de ses fournisseurs aliexpress ?
C’est la partie la plus complexe et pourtant tellement essentielle ! Aliexpress ne permet pas d’avoir de facture actuellement en cumulant facilement le prix d’achat des produits mensuellement pour chaque fournisseur. Pourtant, tu as l’obligation d’avoir ces factures pour être en règle. Il existe maintenant une superbe extension sur GoogleChrome qui, avec sa formule gratuite, permet déjà d’obtenir des factures en règle. Tu peux ensuite obtenir toutes les factures en quelques minutes avec la fonction « bulk ». Je t’invite donc à découvrir cette application pour obtenir les factures Aliexpress automatiquement.
Clique ici pour obtenir l’extension des factures pour Aliexpress
Sinon, je vais donc te dire comment je procède manuellement pour obtenir une facture des fournisseurs sur aliexpress ou alibaba :
- Mensuellement ou trimestriellement, je prends en capture d’écran toutes les transactions présentes sur mon compte aliexpress.
- Ensuite, je fais le total du nombre de produits achetés chez le fournisseur, l’argent dépensé et j’effectue une très jolie facture avec toutes les informations nécessaires.
- J’envoie ensuite cette facture à mon fournisseur une fois dans le mois ou par trimestre pour lui demander tout simplement de la signer et de me la retourner.
Le principe est de leur faciliter la tâche au maximum ! Sinon, ils refuseront de te signer chaque transaction. Ce serait bien trop chronophage pour eux. En utilisant cette méthode, cela te permettra de leur faciliter leur travail de comptabilité. Par ailleurs, je t’encourage à garder un tableau Excel avec chaque transaction. Pour terminer, il existe aussi une autre solution : faire cette paperasse uniquement si tu as un contrôle fiscal.
J’ai été contrôlé une seule fois alors que j’ai commencé l’entrepreneuriat en 2012 ! Tu peux alors simplement enregistrer toutes tes factures au format PDF et captures d’écran sur un drive online/le cloud et effectuer le reste des démarches quand tu auras une annonce d’un contrôle (rassure-toi, tu auras du temps pour te préparer, ce n’est pas comme dans les films où le fisc débarque dans la minute pour retourner tout ton bureau :-). Par ailleurs, ces personnes connaissent très bien leur métier et sont bien au contraire très amicales). Pour être en règle à 100%, je t’invite à voir ma formation de dropshipping !
Facture fournisseur : Que représente la facture ?
La facture représente un document précis et détaillé qui rend compte de toutes les prestations ou des ventes de produits. En effet, la facture est un document de nature comptable et commerciale qui est établi par l’intermédiaire d’une structure juridique. Cette dernière peut être une association, une société ou un entrepreneur. La facture constate toutes les conditions des ventes et d’achats de produits, de services ou de marchandises (quantité, poids, nature, prix, qualité).
Quel est le rôle de la facture ?
Le rôle de la facture se traduit à travers plusieurs fonctions très importantes. En effet, juridiquement la facture constitue la preuve qu’il existe réellement une prestation qui a été rendue ou qu’il y a eu vente de marchandise. Ainsi, elle constate pour le vendeur un droit de créance. Sur le plan commercial, la facture donne tous les détails liés aux conditions qui ont favorisé la négociation de ma vente entre le client et le fournisseur. Elle donne aussi les détails sur le montant que le fournisseur doit percevoir. De plus, sur le plan comptable la facture sert de pièce justificative comptable indispensable à l’établissement des différents comptes annuels. Par ailleurs, la facture fait office de base au contrôle des impôts. Elle représente aussi la base de support à la collecte et la déduction de la TVA.
La délivrance d’une facture est-elle obligatoire ?
L’établissement d’une facture est obligatoire dans plusieurs cas. En effet, tu dois établir une facture lors de la réalisation d’une vente de marchandise. Tu dois aussi établir une facture lors de l’accomplissement d’une prestation de service entre des professionnels. La facture est aussi obligatoire pour toutes les activités de distribution, de production ou de service. Ces activités sont réalisées par des personnes publiques pour leur propre achat et pour une clientèle professionnelle. La facture est aussi obligatoire quand il s’agit d’une vente à distance. De plus, l’établissement d’une facture est aussi obligatoire pour toutes livraisons aux enchères de type publique prenant en compte des œuvres d’art, des antiquités ou des biens d’occasion.
Toutefois, toutes les prestations de service réalisées pour le compte d’un particulier doivent faire obligatoirement l’objet d’une note, surtout si le prix est supérieur ou égal à 25 euros TTC. Par ailleurs, si le prix lié à la prestation n’excède pas ce montant, délivrer une note devient facultative excepté les cas où le client en fait la demande. De plus, pour les cas de sous-traitance, la facture se délivre seulement par le sous-traitant ou par le client s’il se retrouve dans une situation d’autofacturation. Pour ce faire, il faut nécessairement établir au préalable un contrat de mandat.
Le non-respect des obligations de la facturation entre les professionnels est passible de sanction. Ainsi, tu devras faire le paiement d’une amende de type administrative. Le montant de l’amende administrative ne peut dépasser 75 000 euros pour les personnes physiques et pour les personnes morales 375 000 euros. Dans le cas où la faute devient répétitive, surtout 2 ans après la première sanction alors l’amende passe à 175 000 euros pour la personne physique et 750 000 euros pour les personnes morales.
Comment faire la facturation ?
Faire la facturation repose sur deux aspects importants. Il s’agit dans un premier temps de facturer une personne privée. Dans ce cas, la facture doit présenter certaines mentions pour être considérée comme telle. En effet, la facture doit comporter obligatoirement certaines mentions et être établie en langue française. Cependant, elle peut aussi être en langue étrangère si la relation professionnelle est entre un étranger et un français. Toutefois, l’administration peut en exiger une traduction française réalisable seulement par un traducteur certifié. De plus, la facture doit être établie en deux copies dont l’original sera conservé par le client. Par ailleurs, sous certaines conditions, la délivrance de la facture peut se faire sous forme électronique ou sous forme papier.
Dans un second temps, la facture est obligatoire pour les grandes entreprises, les entreprises ayant une taille intermédiaire, les petites et moyennes entreprises ainsi que pour les très petites entreprises. De plus, pour ces entreprises la facture dématérialisée est obligatoire. Par ailleurs, pour établir une facture électronique tu dois créer un compte sur une plateforme adéquate pour cet exercice. Ainsi, tu pourras avoir accès aux différentes fonctionnalités pour l’établissement de la facture électronique.
Quelle est la différence entre la facture fournisseur et facture client ?
La facture fournisseur rend compte du montant que le fournisseur doit percevoir auprès de l’acheteur. En effet, la facture fournisseur présente les différents articles qui ont été vendus ainsi que leur prix. De plus, la facture fournisseur présente aussi la date des rendez-vous ainsi que les conditions pour le paiement et la livraison de la marchandise. Par ailleurs, les factures fournisseurs portent aussi le nom de factures commerciales. Elles sont en effet la reconnaissance après la réalisation de la vente que les marchandises et le service rendu ont bien été livrés et reçus par le client. La facture fournisseur comprend la quantité, le numéro de facture, le prix unitaire, les taxes, la réduction, le moyen de paiement et le montant total qui a été payé.
La facture client quant à elle est comme la facture fournisseur du point de vue de la personne à qui elle sera destinée. En effet, la base de la facture client est en général le contrat entre les deux partenaires commerciaux. La facture dispose d’une fonction différente selon chaque partie. Ainsi, pour l’entité émettrice la facture sert à demander au client le règlement des transactions liées aux services ou aux marchandises livrées. Par ailleurs, elle offre au client la possibilité de faire une vérification de la quantité de marchandises reçues ou pour un service du nombre d’heures facturé.
Facture fournisseur : la facturation en dropshipping
Dans le dropshipping, la facture est obligatoire quand un professionnel réalise une vente. En effet, tu as la possibilité de remettre la facture au client à sa demande. Dans la mesure où les demandes de facture sont très fréquentes, tu peux faire en sorte d’automatiser le processus. Généralement, en dropshipping la facture doit être établie lors de la réalisation d’une vente. Dans le commerce électronique, le contrat est exécuté lorsque le vendeur remet la marchandise à un intermédiaire pour la livraison.
Plus simplement, la facture s’établit au moment de l’expédition. Il est très important de mentionner les détails, car la plupart des personnes que j’ai croisées pensent que la facture doit être établie au paiement. Et bien, je te dis en même temps que ça ne se passe pas comme ça. Le paiement peut se faire de façon ultérieure à l’établissement de la facture et doit être impérativement précisé sur la facture. En effet, les textes n’obligent pas à respecter un format pour les factures. Ainsi, une édition de la facture dans une base de données peut suffire légalement. Je te propose de réaliser ta facture et de créer un lien pour la consultation de la facture dès le moment où l’expédition devient effective.
