Comment avoir des factures fournisseur et client dans la légalité ?

Une facture constitue un titre de comptabilité générale qui atteste d’un achat ou d’une vente. Elle témoigne au fournisseur, la solvabilité du client. Cette facture identifie à la fois le créancier (entreprise) et son débiteur (client), ainsi que le montant et la date de son échéance. En outre, la facture permet au débiteur de régler le paiement à la date prévue. Elle est obligatoire pour la vente, l’achat de biens ou des actifs immobilisés. Il en est de même pour la prestation de certains services. La mention “facture” devra figurer sur le contrat pour le désigner en tant que tel. Nous allons vous présenter dans cet article les différents moyens pour avoir vos factures fournisseur dans la légalité. Ensuite, nous présenterons les moyens indispensables à leur rédaction pour vous (fournisseur et client) permettre de trouver des compromis afin de les avoirs dans de bref délai.

Définition d’une facture fournisseur

Factures fournisseur - Conception de factures fournisseur
Factures fournisseur – Conception de factures fournisseur

La facture représente un engagement comptable de toute entreprise qui réalise une opération commerciale de ses produits ou de ses services. Dans le cas de faibles sommes, il s’agit d’une simple note, autrement dit d’une facture allégée.

En quoi consiste une facture client ou fournisseur ?

En bref, c’est un support financier et commercial relatif à une opération commerciale, listant les services et les produits commercialisés.

La facture constitue un document de gestion comptable générale concrétisant une action de vente et d’achat. Elle est établie en deux exemplaires, un pour le vendeur et un autre pour le client lorsque l’acte est réalisé. La facture comporte des éléments qui servent de justificatif pour les besoins de la gestion comptable et pour la relation entre le vendeur et l’acheteur.

Les différents types de facture

On distingue plusieurs types de facture :

  • Facture proforma
  • Facture définitive
  • La facture d’acompte
  • facturation d’avoir
  • facturation de doit
  • La facturation intermédiaire
  • facture de régularisation
  • La facture de clôture
  • La facture véritable

Le rôle de la TVA dans les factures fournisseur et client

Définition d’une facture avec TVA

La TVA (taxe sur la valeur ajoutée) est versée par les sociétés à l’État lors de la commercialisation de leurs produits ou services. Les assujettis à la TVA sont les personnes privées, consommateurs définitifs du bien ou du service. Les sociétés ne sont en fait que des intermédiaires. Elles s’acquittent de la TVA collectée par l’administration fiscale et recouvrent la TVA qu’elles ont elles-mêmes versée sur leurs ventes à leurs fournisseurs et à leurs sous-traitants.

Définition d’une facture sans TVA

Quelques entreprises opèrent en dehors de la TVA, autrement dit, elles ne collectent pas la TVA pour l’État. Par conséquent, elles ne peuvent pas la récupérer sur leurs achats.

Cette exonération de la TVA implique que la TVA n’est pas prise en compte dans les factures délivrées aux clients et que les montants comprenant les taxes sont pris en considération pour déterminer les bénéfices.

Les exonérations de TVA

Les auto-entrepreneurs bénéficient automatiquement de la dispense de la TVA et ceci, de manière générale. Toutes les sociétés ayant des chiffres d’affaires en dessous du plafond pour les micro-entreprises doivent profiter de la dispenser de la TVA. C’est le cas des entreprises dont le chiffre annuel hors taxe est en dessous de : 82 800 euros dans les activités de logement et/ou de vente. Il en est de même pour les métiers indépendants et pour les services dont le chiffre annuel est inférieur à 33.200 euros.

 Les sociétés ci-après sont susceptibles de profiter de la dispense de TVA :

  • Entreprises à propriétaire unique sous le régime des micro-entreprises
  • Les auto-entrepreneurs
  • Sociétés de capitaux comme EURL, SARL, SAS, etc. en option, à condition qu’elles réalisent un chiffre des activités en dessous des plafonds des micro-entreprises, peu importe leur statut fiscal.

Dématérialiser ses factures fournisseur

Factures fournisseur - Dématérialiser les factures pour créer un climat apaisé
Factures fournisseur – Dématérialiser les factures pour créer un climat apaisé

La dématérialisation des factures fournisseurs est une efficience commune.

Pourquoi dématérialiser ses factures fournisseur ?

La dématérialisation des factures des fournisseurs permet en effet de réduire les délais de leur traitement. Ainsi, les premières générations de logiciels consacrés à la dématérialisation des factures ont connu un véritable succès auprès des PME avec la création de la loi LME.

Toutefois, les avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs ne sont pas les seuls. Certains autres avantages très importants viennent conforter l’acquisition d’une offre de dématérialisation de facture automatisée. Cela est renforcé par l’utilisation d’une toute nouvelle génération de logiciels qui est connectée directement aux logiciels de gestion comptable les plus performants.

Par ailleurs, la dématérialisation des factures fournisseurs doit être perçue comme une stratégie prioritaire pour trois autres raisons :

  • La fiabilisation de leur archivage et la simplification du processus de vérification.
  • Raffiner la direction de votre entreprise
  • Responsabiliser les intervenants et consolider le prestige de la société.

Parmi les intervenants recensés, presque 30 % du temps passé par un département de comptabilité consiste à réagir aux requêtes relatives à la situation de traitement des factures. À cela, il faut parfois ajouter des coûts de production de documents papiers évalués de 14 à 17 €, à comparer à 11 € avec un circuit digital informatisé. Il convient ici, de se poser des questions sur la nécessité ou non de basculer vers un programme de facturation digitale.

De nos jours, le procédé de dématérialisation a été longtemps perçu comme un procédé opaque. Il faut comprendre par dématérialisation, la substitution du système fondé sur des supports papiers à une réalisation informatisée et automatisée. Par ailleurs, les bénéfices sont rapidement mesurables.

Avantages de la dématérialisation des factures

Créer un climat client-fournisseur apaisé

La dématérialisation des factures fournisseur renforce généralement les rapports avec les fournisseurs. En effet, Les rapports entre les clients et les fournisseurs peuvent être parfois délicats, notamment quand le client tarde à régler ses factures. Instaurer un dispositif qui garantit à la fois, le respect des délais de paiement et une plus grande transparence est un atout. Aujourd’hui, il est effectivement très facile de supporter votre démarche “dématérialisation'” par la création d’un site web pour vos fournisseurs. En fonction du niveau d’agrément accordé, ils auront accès au statut de leurs factures : date de réception, statut (validation, en alerte), etc.

Parallèlement, il est parfaitement envisageable de constituer des systèmes de réception de factures automatisés grâce à l’EDI (échange de données informatisées). Le fournisseur présente ses pièces qui sont ensuite intégrées dans les processus du client. “Nous pouvons même envisager que notre site web prenne en considération, en temps réel, les actualisations des dossiers des fournisseurs (modification de la localisation bancaire) dans l’ERP”, précise encore l’expert.

Optimisez les données des clients SAP pour avoir des factures fournisseur

SAP a été fondée en 1972 par cinq anciens salariés d’IBM en Allemagne avec deux buts en vue. Premièrement, c’est mettre en place un système d’information classique reposant sur une base de référence identique et commune à toutes les activités d’une entreprise.

Ensuite, cela permet de rendre possible le développement en temps réel et de façon interactive des informations.

SAP veut dire Systems Applications and Product in Data Processing, en français, Systèmes Applications et Progiciel.

Il s’agit d’un logiciel de gestion intégré (en anglais : ERP, Enterprise Resource Planning). Il fonctionne comme un logiciel qui permet de contrôler la totalité des procédés d’une société en y associant toutes les fonctionnalités de celle-ci. Ces dernières fonctionnent comme la gestion comptable et financière, les ventes, les achats la diffusion, les approvisionnements…

À ce jour, le SAP a plus de 55 000 employés dans plus de 120 pays et compte environ 180 000 clients. La société possède approximativement 24% des parts du marché des ERP et possède pratiquement 13 millions de clients.

Le logiciel SAP

Nous vous invitons à découvrir la philosophie du logiciel SAP avant de vous lancer dans son utilisation. Nous vous offrirons ensuite le moyen de développer les compétences de base qui vous permettront d’améliorer votre boutique tout en vous familiarisant avec la comptabilité financière de SAP en toute sérénité. Ainsi, vous apprendrez à vous connecter, à réaliser une transaction, à explorer le logiciel, à gérer vos documents imprimés et à déterminer vos paramètres d’utilisation.

En premier lieu, la mise en place du logiciel SAP implique de définir la stratégie structurelle de votre société.

En effet, cette structure devra être en mesure de transposer les processus d’entreprise de façon claire, aussi bien du côté juridique que du point de vue commercial. Avant de lancer la saisie de documents, il faut d’abord se renseigner sur la structure organique établie pour votre société.

SAP propose différents outils qui vous aideront dans la définition de votre structure commerciale :

  • La clientèle ;
  • Les sociétés, les registres et le plan comptable ;
  • Le secteur et le champ d’activité ;
  • Domaine de commande et domaine opérationnel ;
  • Organisation des ventes, circuit de vente et division ;
  • La filiale et le point de vente ;
  • Domaine et sous-secteur du patrimoine.

Il importe de comprendre en quoi consistent ces éléments pour votre entreprise. De fait, la comptabilité financière est l’un des éléments les plus étroitement associés aux différents logiciels de SAP. Ce dernier reçoit le bilan de toute la gestion et se comporte comme un réceptacle de tous les flux de votre société : facturation des clients…

Importance de l’escompte dans l’obtention des factures fournisseur

Factures fournisseur - Obtenir ses factures dans les meilleurs délais
Factures fournisseur – Obtenir ses factures dans les meilleurs délais

L’escompte de commerce est une option proposée à un client pour lui permettre de régler sa facture dans un délai plus court. Celui-ci est proposé en contrepartie d’une réduction. C’est un dispositif utilisé dans certaines sociétés pour accroître leur trésorerie nette tout en profitant de la bonne image de marque vis-à-vis de leurs clients.

Définition de l’escompte

Le mot “escompte” est issu de l’italien “scontare”, qui peut se traduire de plusieurs manières comme “à déduire” ou “à faire une escompte”. Par ailleurs, le prestataire de ces services ou le fournisseur qui octroie un “escompte” à son client permet à ce même client de prélever un pourcentage sur le montant de la facture si celui-ci paie dans un délai déterminé. Toutefois, la remise commerciale ne doit pas se confondre avec les escomptes ou les remises. Les remises ou escomptes ne sont généralement pas liés à une date de paiement, mais ils sont comptabilisés de manière différente sur le plan comptable.

L’escompte est une diminution concédée exclusivement lorsque le client paie dans un délai déterminé.

Différence entre l’escompte relatif au client ou au fournisseur

Tous les entrepreneurs préfèrent que leurs clients règlent rapidement leurs factures. Pour les inciter à effectuer un paiement anticipé, bon nombre de vendeurs proposent une réduction de 40 % si et seulement si le montant de la facture est payée dans un temps déterminé. Cette remise est appelée “escompte de caisse”.

Concrètement, un accord conclu entre le vendeur et l’acheteur autorise celui-ci à réduire légèrement le prix de la facture. Cela se fait seulement en cas de paiement avant une échéance déterminée.

Selon votre fonction, la méthode d’escompte sera plus ou moins efficace. Par ailleurs, il existe d’une part un client bénéficiaire de l’escompte. Cette réduction permet ainsi à l’entreprise à qui il appartient de baisser ses coûts de production. Ensuite, le fournisseur octroiera le prix réduit à une entreprise. Le prix réduit est donc un élément de coût pour la société du fournisseur. Il doit donc en tenir compte préalablement dans le cadre de sa politique commerciale complète.

Mais, pour votre enregistrement comptable, il ne faut pas mélanger ces deux fonctions totalement distinctes. En effet, le plan comptable présente deux postes, suivant que vous êtes un fournisseur ou un acheteur. Dans le cas où vous êtes vendeur, la remise concédée sera enregistrée sous 665 (dans les charges). Par contre, dans le cas où vous êtes un acheteur, vous le comptabiliserez sous “765 escompte obtenu” (revenus financiers). Ceci correspond aux escomptes reçus et non à ceux que vous accordez.

Résumé

Tirer profit d’une diminution de sa facture est séduisant du point de vue du client bien que cette réduction ne représente souvent que quelques euros. Par ailleurs, certaines factures sont aujourd’hui réglées de manière tardive. Bien souvent, les clients acceptent même de régler bien après le délai stipulé sur la facture. Les escomptes peuvent donc constituer un moyen convainquant pour les fournisseurs de percevoir un paiement en avance.

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