CRM léger gratuit : suivre ses prospects avec Notion ou Google Sheets

La plupart des entrepreneurs qui débutent font deux erreurs opposées avec le suivi de leurs prospects : soit ils n'ont rien du tout et gèrent "de tête" (ce qui fonctionne jusqu'à 10 contacts, pas au-delà), soit ils s'abonnent à HubSpot ou Pipedrive au premier contact payant et passent trois semaines à paramétrer des choses dont ils n'ont pas besoin.

Il existe un juste milieu qui tient dans un onglet Google Sheets ou une base Notion.

Pourquoi un vrai CRM payant c'est souvent prématuré

HubSpot CRM est gratuit dans sa version de base, mais la version qui fait vraiment quelque chose (séquences email, reporting, automatisation) commence à 45 euros par mois. Pipedrive, c'est 15 euros par mois par utilisateur minimum.

Ce n'est pas hors de portée, mais si vous avez moins de 50 prospects actifs et un cycle de vente simple (un prospect, un devis, une décision), c'est acheter une perceuse pour planter un clou.

Ce dont vous avez besoin au fond : un endroit unique pour savoir où en est chaque prospect, quand vous l'avez contacté la dernière fois, et ce que vous devez faire ensuite. C'est tout.

La version Google Sheets : simple, partout, gratuit

Un tableau avec ces colonnes couvre 90 % des besoins d'un indépendant ou d'une petite équipe :

Quelques astuces pour rendre ça plus utile :

Validation de données sur la colonne Statut (Format > Validation des données) : créez une liste déroulante avec vos statuts. Ça évite les variantes de nommage qui cassent le filtre quand vous cherchez tous vos devis en cours.

Filtre actif par défaut : filtrez d'emblée sur "Statut != Perdu / Gagné clôturé". Vous ne voulez voir que les affaires actives au quotidien.

Couleurs conditionnelles sur la colonne "Dernier contact" : un fond rouge automatique quand la date dépasse 14 jours vous rappelle les prospects qu'on laisse refroidir sans le vouloir.

Onglet séparé pour les clôturés : copiez-y les lignes Gagnées et Perdues archivées. Votre tableau principal reste lisible.

La version Notion : plus visuelle, plus flexible

Notion permet de basculer entre vue tableau et vue kanban (tableau de type Trello) sur la même base de données. Si vous aimez visualiser votre pipe commercial par étape, c'est très pratique.

Structure de base :

1. Créez une base de données (pas une simple page) nommée "Prospects"
2. Propriétés à ajouter : Texte (Nom, Contact, Notes), Sélection (Statut, Source), Nombre (Valeur estimée), Date (Dernier contact, Prochaine action)
3. Créez une vue Tableau pour les données brutes et une vue Kanban groupée par Statut pour visualiser votre pipe
4. Ajoutez un filtre permanent : Status != "Clôturé perdu" pour garder la vue propre

Un point fort de Notion sur Sheets : vous pouvez lier des pages entre elles. Si vous avez une page "Notes de réunion" pour un prospect donné, vous pouvez la relier directement à sa fiche dans la base. Tout est dans le même espace.

Un point faible honnête : Notion est plus lent à charger qu'un Sheets, et sa version mobile est parfois capricieuse. Si vous mettez à jour votre CRM depuis votre téléphone entre deux rendez-vous, Sheets sera plus réactif.

Ce que l'IA peut faire pour vous ici

Un des usages concrets de ChatGPT ou Claude dans ce contexte : rédiger les relances.

Quand une ligne de votre CRM atteint "Dernier contact : il y a 10 jours" et que vous devez relancer, vous pouvez coller le contexte dans ChatGPT ("prospect dans le secteur X, a demandé un devis pour Y, objection sur le délai, ton du dernier échange : professionnel mais détendu") et lui demander une première version de relance.

Ce n'est pas l'IA qui gère votre CRM à votre place. C'est un outil de rédaction qui vous évite le blocage de la page blanche sur les emails délicats.

Pour automatiser des séquences email (si vous avez beaucoup de prospects à nourrir en parallèle), l'article sur les emails de relance avec l'IA donne une méthode plus complète pour les e-commerçants.

Quand passer à un vrai CRM

Restez sur Sheets ou Notion tant que :

• Vous avez moins de 150-200 prospects actifs à un instant T
• Vous travaillez seul ou à deux
• Votre cycle de vente ne dépasse pas 3-4 étapes

Passez à un CRM dédié (HubSpot, Pipedrive, Axonaut pour les Français) quand :

• Vous avez plusieurs commerciaux ou partenaires qui doivent voir les mêmes données en temps réel
• Vous voulez des automatisations email natives (séquences déclenchées par un action)
• Le reporting devient important (taux de conversion par source, durée moyenne du cycle)

Le signal le plus honnête : quand vous commencez à oublier des relances régulièrement malgré un tableau bien tenu, c'est que le volume justifie un outil plus automatisé.

En attendant, un Sheets bien construit ne coûte rien et se maîtrise en une heure. C'est suffisant pour structurer une prospection sérieuse au démarrage.

Pour les autres outils concrets qui font gagner du temps sur la gestion de son activité, le hub outils-business liste ce qui a été testé et documenté sur BusinessDynamite.