Centraliser sa documentation de production vidéo avec l'outil NotebookLM

Tu as trois versions du script. La dernière note client est dans un mail. Le brief créatif est dans un PDF. Les rushes sont nommés n'importe comment. Et demain tu dois répondre à la prod sur le statut du plan 12. La documentation de production vidéo, quand elle est éclatée, te fait perdre des heures. NotebookLM peut devenir le centre de gravité de tout ça. Pas une usine à gaz, un seul endroit où ton projet « parle » et où tu poses des questions en langage naturel. Voici comment le mettre en place pour de bon.

Pourquoi centraliser change tout

En production vidéo, l'info vit partout : Drive, Notion, mails, Slack, PDFs clients. Chaque source est utile. Aucune ne résume à elle seule le projet. Résultat : tu fouilles, tu relis, tu oublies une contrainte. NotebookLM ne remplace pas ton outil de gestion de tâches ni ton montage. Il lit tout ce que tu lui donnes et répond à des questions précises sur cette base. Une fois tes documents chargés (scripts, transcriptions, briefs, fiches techniques), tu peux demander « Quelles sont les scènes qui mentionnent le produit ? », « Résume les retours client sur la V2 » ou « Quels plans sont encore sans validation ? ». La centralisation, ici, c'est « une base de connaissances + un interlocuteur ». Pas un deuxième endroit où tout dupliquer.

Ce que NotebookLM fait mieux qu'un dossier bien rangé

Un dossier bien rangé te oblige à ouvrir chaque fichier. NotebookLM croise les sources. Tu poses une question, il cite les passages pertinents. Pour un film, une série ou une pub, ça veut dire : retrouver en quelques secondes une décision prise il y a trois semaines, vérifier la cohérence des dialogues, ou lister les éléments à livrer sans rien oublier. Pour structurer en amont ton découpage et tes livrables, le workflow préproduction avec storyboards IA repose sur la même idée : une source de vérité claire. NotebookLM en est une pour la partie documentaire.

Scénario 1 : Court-métrage avec équipe réduite

Léa réalise un court de 15 minutes. Elle a le script final, les notes du directeur photo, les transcriptions des repérages et un tableau Excel des plans avec statuts. Tout est dans Google Drive, mais rien n'est relié.

Étape 1 : Créer un notebook « Court-métrage [Titre] ». Dans NotebookLM, nouveau notebook. Nomme-le clairement (ex. « Court XYZ – Prod 2026 »). C'est le seul espace pour ce projet.

Étape 2 : Importer les sources. Ajoute le script (PDF ou .docx exporté en PDF). Ajoute les transcriptions des repérages (texte ou PDF). Ajoute le tableau des plans : exporte l'Excel en PDF ou copie-colle les parties utiles dans un doc puis importe ce doc. Ajoute aussi les mails ou comptes rendus importants : copie le contenu dans un Google Doc puis exporte en PDF, ou utilise l'extension / les possibilités d'import de NotebookLM selon les mises à jour. L'objectif est que tout ce qui « décide » du projet soit dans le notebook.

Étape 3 : Poser les bonnes questions. Au lieu de « dis-moi tout sur le projet », demande par exemple : « Liste les plans en extérieur nuit avec les contraintes mentionnées », « Quels dialogues ont été modifiés entre la V1 et la V2 du script ? », « Synthétise les points de vigilance du directeur photo pour les scènes 4 et 5 ». Chaque réponse s'appuie sur tes docs et te donne des citations. Tu peux ensuite copier ces synthèses dans ton outil de suivi (Notion, tableur) ou les garder comme référence rapide.

Étape 4 : Mettre à jour au fil de l'eau. Quand un nouveau document arrive (nouvelle version de script, compte rendu de tournage), ajoute-le au même notebook. Les anciennes sources restent. Tu peux redemander des synthèses à jour. Pas besoin de tout réécrire, juste d'alimenter la base.

Scénario 2 : Pub 100 % IA avec multiples versions et langues

Marc produit un spot 100 % IA pour un client, en 5 langues et 3 formats (TV, social, site). Scripts par langue, prompts IA (vidéo, image, voix), validations client éparpillées.

Construire le notebook « Spot [Client] – Multi-langue ». Importe le brief créatif, le script maître (français), les versions traduites si tu les as en PDF ou doc. Importe une liste des prompts IA utilisés (tu peux créer un doc « Prompts – Spot X » avec outil, type, prompt principal, statut). Importe les mails ou CR de validation client (copie dans un doc puis PDF). Si tu as une bible de production ou un lore cohérent pour la marque, ajoute-la aussi.

Questions types. « Quelles sont les validations client encore en attente ? », « Dans quelles langues le spot est-il déjà validé ? », « Quels prompts vidéo ont été refusés et pour quelle raison ? », « Résume les contraintes légales ou brand mentionnées dans le brief ». Les réponses te permettent de piloter les prochaines étapes sans rouvrir 20 fichiers. Pour le cadrage juridique et créatif des projets 100 % IA, l'étude de cas de la première pub TV française 100 % IA montre comment documenter chaque décision, ce que NotebookLM peut ensuite interroger.

Scénario 3 : Série ou websérie avec beaucoup d'épisodes

Sophie coordonne une websérie de 8 épisodes. Chaque épisode a un script, des notes d'écriture, des retours diffuseur, des fiches personnages. Elle a besoin de garder la cohérence narrative et de retrouver rapidement une info.

Un notebook par saison, ou un par projet. Crée « Série [Nom] – Saison 1 ». Importe tous les scripts (épisode 1 à 8), la bible narrative si elle existe, les fiches personnages, les retours diffuseur (résumés en doc si besoin). Ensuite : « Quels personnages apparaissent dans l'épisode 3 ? », « Où en est-on sur les retours diffuseur pour les épisodes 4 et 5 ? », « Y a-t-il des incohérences de timeline entre les épisodes 2 et 6 ? ». NotebookLM devient un garde-fou contre les oublis et un accélérateur pour les points de contrôle. Pour générer des visuels cohérents d'un épisode à l'autre, la logique de cohérence visuelle et direction artistique s'applique aussi à la doc : une base claire aide tout le monde.

Workflow pas à pas : de zéro à un notebook utile

1. Choisir le périmètre du notebook

Un notebook = un projet (ou une saison, ou un lot de livrables). Ne mélange pas plusieurs projets dans le même notebook, sinon les réponses mélangent les sources. Nomme le notebook de façon explicite pour le retrouver vite.

2. Lister les documents « source de vérité »

Scripts finaux, briefs, transcriptions importantes, listes de plans ou livrables, CR de réunions clés, contraintes client ou légales. Tout ce qui est consulté souvent ou qui contient des décisions. Exporte en PDF si le format natif n'est pas accepté (Excel, Notion, etc.).

3. Importer dans l'ordre logique

Commence par le brief ou le script principal, puis les annexes. Les premières sources donnent le contexte. Vérifie que les PDFs sont lisibles (pas des scans illisibles). Si un doc est trop long, découpe-le en parties (ex. « Script Ép1 », « Script Ép2 ») pour des réponses plus ciblées.

4. Poser des questions précises

Bonne question : « Quels plans de la séquence 2 sont marqués « à refaire » dans le compte rendu du 15 janvier ? »
Mauvaise question : « Résume le projet. »
Plus ta question est ciblée, plus la réponse est exploitable. Tu peux enchaîner : « Maintenant liste les mêmes plans avec les contraintes évoquées en repérage. »

5. Exporter ou recopier les synthèses

NotebookLM te donne des réponses et des citations. Copie les passages utiles dans ton outil de suivi (Notion, tableur, doc de production) pour que l'équipe en profite sans avoir à ouvrir NotebookLM. Le notebook reste la base ; les synthèses circulent.

Ce que les débutants se trompent (tranchée)

Erreur 1 : Tout mettre dans un seul notebook

Si tu mélanges trois projets différents, les réponses mélangent les sources. Un notebook par projet (ou par saison / lot). Tu peux avoir plusieurs notebooks ouverts en parallèle pour comparer, mais ne pas tout fusionner.

Erreur 2 : Des questions trop vagues

« Dis-moi tout sur le client » ou « Résume le script » donne des réponses génériques. Précise : « Quelles sont les 5 contraintes créatives du brief client ? », « Quels personnages ont une scène en extérieur dans l'acte 2 ? ».

Erreur 3 : Ne pas mettre à jour

Un notebook figé après la préprod devient obsolète. Dès qu'une nouvelle version de script ou un CR important existe, ajoute-le. Une base à jour vaut mieux qu'une base parfaite une seule fois.

Erreur 4 : Attendre qu'NotebookLM remplace la régie

Il ne gère pas les plannings ni les relances. Il lit et synthétise. Utilise-le pour retrouver l'info et vérifier la cohérence, pas pour piloter les tâches à la place d'un outil de gestion de projet.

Erreur 5 : Documents illisibles ou trop lourds

Scans basse résolution, PDFs de 200 pages sans structure, tableaux en image : la qualité des réponses en pâtit. Privilégie du texte sélectionnable, des PDFs propres, et si besoin découpe les gros fichiers.

Pro Tip. Traite le notebook comme un membre de l'équipe qui a tout lu : tu lui poses des questions, il te renvoie des extraits. Plus tes questions sont précises, plus tu gagnes du temps.

Intégration avec le reste de ta chaîne

NotebookLM ne remplace pas Notion, Monday ou ton montage. Il complète. Idéalement : tu gardes un outil pour les tâches (qui fait quoi, dates, statuts) et NotebookLM pour la connaissance (contenu des docs, cohérence, réponses ad hoc). Tu peux résumer un CR dans NotebookLM puis recopier le résumé dans une fiche projet Notion. Tu peux demander « Quels livrables sont listés dans le brief ? » et cocher la liste dans ton tableur. Pour la création des visuels et du montage, tout part toujours du même socle documentaire : le workflow post-production avec DaVinci Resolve et le sound design vidéo IA supposent que tu sais ce que tu montes et pourquoi, ce que centraliser avec NotebookLM t'aide à retrouver.

Une ressource visuelle utile : la vidéo

montre comment un créateur organise ses outils et son temps en production. Tu y verras une approche concrète de la doc et des priorités, facile à transposer avec NotebookLM.

Ressource externe pour aller plus loin : NotebookLM (Google).

Prompt: Cinematic stills, cinema photography, top down of production desk with multiple printed documents, tablet showing document interface, coffee cup, soft window light, shallow depth of field, warm and organized, natural film grain, --ar 16:9